BİRİM FİYAT TEKLİF MEKTUBU ASLİ UNSURLAR-İhale Yazıları

Birim fiyat teklif mektubunda olması gereken asli unsurlara bir Kik uyuşmazlık kararı üzerinden bakalım ve bu karar aslında bize ne ders veriyor onu bulalım. Bu arada birim fiyat teklif mektubu nasıl doldurulur hakkında yazı için buraya tıklayabilirsiniz

Öncelikle mevzuat:
      4734 ihale kanunu 30. madde: "Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur."

      Aynı kanun 37. madde: "...Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

      Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 52. madde: 

          (1) Başvuru ve teklif mektupları, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır. Ancak birden fazla mal kaleminden oluşan ihalelerde teklif mektuplarının, birim fiyat teklif mektubu esas alınarak hazırlanması zorunludur.

          (2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

          a) Yazılı olması.

          b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

          c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

          ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

          d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

          e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

          (3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

          (4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

          (5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır. 
      Kamu İhale Genel Tebliği madde 16.6. :

16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.

Yukarıda verilen bilgilere göre demek ki; teklif mektuplarının, yazılı olması, mektupta ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, mektup üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması, Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi, ad ve soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olmasının gerektiği, teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından söz konusu niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmamasının teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edileceği ve teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmıştır.

20.03.2019 tarihli ve 2019/UM.I-404 sayılı Kik kararında 03.01.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019 Yılı Doğalgaz Sayacı” ihalesine ilişkin olarak Elsel Gaz Arm. San. ve Tic. A.Ş. nin teklif bedelinin, birim fiyat teklif cetvelinde 6.576.480,00 TL olarak yazıldığı, teklif mektubunda ise sadece yazıyla "altımilyonbeşyüzyetmişaltıbindörtyüzseksen Türk Lirası" yazıldığı ancak rakamla yazılmadığı; bu nedenle idare tarafından tekliflerinin geçersiz sayıldığı; Kik incelemesinde de firmanın bu hatasının, birim fiyat teklif mektubunun taşıması zorunlu hususlarından olan "teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması" şartına aykırı olduğu gerekçesiyle teklifin geçersiz sayılmasının mevzuata uygun olduğu kararını vermiştir.

Çıkarılacak ders: birim fiyat teklif mektubunda yapılan bu hata aslında önlenebilirdi. Her kim hazırladıysa bu belgeyi, başka birisi tarafından kontrol edilseydi bu hata ortaya çıkarılırdı diye düşünüyorum. Bu nedenle hazırladığınız ihale dosyalarının başka birileri tarafından kontrole tabi tutulmasında fayda vardır. Eğer bu kontrol işlemini yapmazsanız, bu ihalede olduğu gibi siz de ihalelerden elenebilirsiniz ve bunun bedeli "ALTIMİLYON BEŞYÜZYETMİŞALTIBİN dörtyüzseksen Türk Lirası" olur.     

ŞİKAYET DİLEKÇELERİNE KONULAN İHALE KONUSU ALANDA FAALİYET GÖSTERİLDİĞİNE İLİŞKİN BELGE HAKKINDA

Bildiğiniz üzere İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik´in 8. maddesinin 11. fıkrasına göre; "ihale dokümanına yönelik başvurularda, şikayet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge eklenmesi zorunludur." hükmü bulunmaktadır.
Sanırım gerek idarelerin gerekse de firmaların aklına hemen bu madde gereğince "oda sicil ve kayıt sureti(faaliyet belgesi)" istendiği gelmektedir. Ancak burada madde özelinde faaliyet belgesi istendiği söylenmemektedir. Bu koşulu sağlamak için firmanın ihale konusu alanda faaliyet verdiğini gösteren ticaret sicil gazetesini de sunabilirsiniz. 2019/UM.II-565 sayılı KİK kararı da bu hususu belirtmektedir.

Şimdi, firmaların İlana ve ön yeterlik veya ihale dökümanına yönelik şikayetlerinde faaliyet belgesi yerine ticaret sicil gazetelerini de verebildiğini söyleyerek, en az 30 tl olan faaliyet belgesi maliyetinden sizi kurtarmış oldum. Artık beni de görürsünüz. :) :) :) ama bilgisizliklerinden dolayı idarelerin illaki faaliyet belgesi isterük diye tutturmasından sorumlu değilim.

GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBU(ÖRNEK UYGULAMALI)

Bu yazıda ihale teklif zarflarının  gediklilerinden geçici teminat konusunu işleyeceğim. geçici teminat ne şekilde sunulur, hangi kriterleri taşımalarıdır sorularına örnek bir geçici teminat mektubu hazırlayarak cevap vereceğim. ayrıca kimi nedenlerle firmalar ve idareler arasında geçici teminat konusunda yaşanan anlaşmazlıklara Kik kararları üzerinden bakacağım her zaman yaptığım gibi.
Öncelikle kamu ihale mevzuatı geçici teminat hakkında bize hangi bilgileri veriyor ona bakalım:

• Kamu ihale kanunu madde 33: "İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3'ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. İhale dokümanında belirtilmesi şartıyla, danışmanlık hizmeti ihalelerinde geçici teminat alınması zorunlu değildir.

yani, istekliler birim fiyat teklif mektubunda yazan teklif tutarının, en az %3´ü kadar geçici teminat vermek zorundalar. örneğin, teklif tutarı 600.000,00 tl ise; geçici teminat en az 18.000,00 tl değerinde olmalı. ya da teklif tutarı 65.000,00 tl ise; geçici teminat en az 1.950,00 tl olmak zorunda.

• ihale kanunu madde 34: Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir

           a)  Tedavüldeki Türk Parası.
           b) Teminat mektupları
           c) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler.

    İlgili mevzuatına göre Türkiye’de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri  teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye’de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir. 

        (c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.

1. Genellikle firmalar teminat olarak türk parası ya da teminat mektubu vermek üzere 2 yola başvururlar. Teminat mektupları, bankalarca standart formlara uygun olarak hazırlanır. 
2. Türk parası yatırma yolu da idari şartnamelerin 28.2 maddesinde geçen birimlere nakit olarak yatırılarak sağlanır. bu maddede, idareler ya banka hesap numarasına paranın yatırılmasını ister ya da veznelerine yatırılmasını isteyebilir. her halükarda yatırılan paranın makbuzunu ihale dosyasına koymak gerekiyor.

• Mal alımı ihaleleri uygulama yönetmeliği madde 54 fıkra 5, hizmet alımı ihaleleri uygulama yönetmeliği madde 55 ve yapım işleri ihaleleri yönetmeliği madde 56: " Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

İdari şartnamelerin 26.3. maddesinde geçici teminat geçerlilik tarihi verilmektedir. Bu tarih ise yine idari şartnamelerin 24.1 maddesinde geçen teklif geçerlilik tarihine 30 eklenmek suretiyle bulunur. Örneğin; idari şartnamenin 24.1 maddesinde teklif geçerlilik tarihinin 120 gün olarak belirtildiğini varsayalım. 120+30=150 gün geçici teminat mektubunun süresini verir bize. İdareler, ekaptan ihale dökümanı oluştururken sistem tarafından otomatik olarak hesaplanmaktadır. Mektup olarak geçici teminat verilirken geçerlilik tarihi belirtilmektedir, ancak idarenin gösterdiği vezneye ya da banka hesabına para yatırma şeklinde geçici teminat verildiğinde makbuz üzerinde geçerlilik süresi belirtilmez. Sadece firma adı, idare adı, geçici teminat ibaresi, ihale no ve adı ile geçici teminat tutarı belirtilir.

• Kamu ihale genel tebliği 16.4.2.:  İstekli, teklif ettiği kalemlerin/kısımların toplam bedeli üzerinden geçici teminat sunacaktır. (Ek cümle: 16/03/2019-30716R.G./6.md.) Ancak isteklinin teklif verdiği kısımlardan birinde veya birkaçında, geçici teminatının gelir kaydedilmesi gereken hallerden biri ortaya çıktığında, ilgili kısım veya kısımlara ilişkin teklif fiyatları esas alınarak gelir kaydedilecek geçici teminat tutarı belirlenecektir.

Şimdi kendimizi bir banka yerine koyalım ve firmanın bizden istediği geçici teminat mektubunu hazırlayalım. 

1

1 numaralı resimde standart bir geçici teminat mektubu görülmektedir. Kik tarafından hazırlanmış olan bu standart form içindeki metinde bankalarca sadece gerekli yerlere bilgiler yazılacak, onun dışında metinde bankaca değişiklik yapılmayacaktır.

2

                                                                

2 numaralı resimde bankaca sadece gerekli yerler(kırmızı renkli) doldurularak ve bankanın iki yetkilisinin imzası atılarak geçici teminat mektubu hazırlanmıştır. Görüldüğü üzere geçici teminat tutarı 5.000,00 TL olarak yazılmış, demek ki firmanın toplam teklif tutarı 100.000,00 tl. Geçerlilik tarihi olarak da idari şartnamenin 26.3 maddesinde geçen tarihi yazdık. Burada şöyle bir ipucu vereyim. Biliyorsunuz çeşitli sebeplerle ihale tarihleri ileri bir tarihe ertelenebiliyor. Haliyle geçici teminat mektubunun geçerlilik süresi de ertelenmiş oluyor. size tavsiyem, ihalelerin ertelenme ihtimaline karşı mektup geçerlilik tarihi, ihale ertelenmeden önce 26.3 maddesinde hangi tarih olarak istenmişse, siz o tarihe kendinizden 20-30 gün daha ekleyin. Böylece tekrar bir geçici teminat mektubu hazırlatmakla uğraşmazsınız.
Şimdi geçelim geçici teminat mektubu hakkında Kik´e ulaşan itirazlara.

1. BANKA DEKONTU ÜZERİNDE GEÇİCİ TEMİNAT İBARESİNİN YAZMAMASI

Söz konusu olayda, istekli tarafından geçici teminat bedeli idarenin belirttiği banka hesabına yatırılmış ancak dekont üzerine, yatırılan bedelin geçici teminat olduğuna dair ibarenin olmadığı ve bu nedenle teklifin geçersiz olduğu, Kik tarafından verilen 2019/UY.II-501 nolu kararda ise;

Yukarıda yer alan bilgiler ışığında, her ne kadar söz konusu tutarın Karayolları 15.
Bölge Müdürlüğü Muhasebe Müdürlüğü hesabına yatırıldığı ve üzerinde de ihale konusu işin adı ile ihale kayıt numarasının yazıldığı görülmekte ise de, dekontun üzerinde “geçici
teminat” veya bu anlama gelebilecek şekilde bir ibarenin bulunmadığı, bu durumun da
ihalede geçici teminatın gelir kaydedilmesini gerektiren bir durum oluşması halinde irat
kaydetme işleminde tereddüt oluşturabileceği, bir başka ifadeyle idarenin söz konusu teminat olduğu iddia edilen tutar üzerindeki tasarruf yetkisinin kullanımında sorun teşkil edebileceği sonucuna varıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

   2.İHALE ADININ EKSİK YAZILMASI

İdare tarafından, geçici teminat mektubunda ihale adının eksik yazılması üzerine firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 
2019/UH.II-383 nolu Kik kararında ise;

Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca, geçici teminat mektubunun 4734 sayılı Kanun
ve ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde; geçici teminatın gelir kaydedileceği hallerin
ortaya çıkması halinde bankalarca verilen taahhüde ilişkin bankalarca düzenlenen bir belge
olduğu ve ihale konusu işin adının söz konusu standart formda yer verilmesi gereken esaslı
unsurlar arasında yer aldığı, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik bir durumun oluşması
halinde söz konusu işlemlerin işin adı üzerinden gerçekleştirileceği, bu nedenle ihale
dokümanında ve bu doküman kapsamında verilen geçici teminat mektubunda yazılı ihale
konusu işin adının söz konusu belgede farklı bir şekilde belirtilmesinin, teminatın gelir
kaydedilmesine yönelik işlemlerde tereddüte neden olabileceği anlaşılmış olup, idarece Alp
Yapı İnş. ve Proje Müş. Tic. Ltd. Şti.ne ait geçici teminat mektubunun uygun görülmemesi,
teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve söz konusu teklifin Kamu İhale Genel Tebliği’nin
79.1.2’nci maddesinde yer açıklama gereğince sınır değer hesabında dikkate alınmaması
işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının
yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

3. BANKA TARAFINDAN TEMİNAT MEKTUPLARININ TEYİTLERİNİN YAPILMASI ÜZERİNE 

Karar no:  2019/UH.II-315

teminat mektubunda mevzuata aykırılık olmadığının anlaşılması halinde teyit yapılmasına gerek bulunmadığı anlaşılmıştır. 

4. GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBUNUN METNİNİN STANDART FORMDAN FARKLI OLMASI

2019/UY.II-99 nolu kararda çeşitli istekliler tarafından verilen geçici teminat mektuplarında standart formda matbu olarak verilen metinden farklı ifadelerin yer alması üzerine;

Dolayısıyla, geçici teminat mektubu standart formunda matbu olarak yer verilen “ihale
dokümanı” ibaresinin yerine Efferent İnş. A.Ş.-Rapa İnş. Ltd. Şti. İş Ortaklığınca “ihale
dosyası” yazılması, ayrıca geçici teminat mektubunda iki yerde bulunması gereken 4734 sayılı Kanun ifadesine yer verilmemesi, diğer yandan Asilyol İnş. Taş. Pet. Gıda Tarım Otom. San. ve Tic. A.Ş.nin standart formda matbu olarak yer alan “4734 sayılı Kanun ve ihale dokümanı hükümleri” yerine “2003/6554 sayılı B.K.K.’na ek esaslar” ibaresinin yazılmasının geçici teminat mektubunu usulüne uygun olmayan şekilde düzenlenmiş olma sonucunu doğurduğu belirlendiğinden, idarece tesis edilen işlemde mevzuata aykırılık bulunmamıştır.

 Üstelik söz konusu aykırılıkların da bilgi eksikliği kapsamında da düzeltilemeyeceği, çünkü düzeltilmesi için yeni belge çıkartılmasının gerektiği, bunun da aykırı olacağı belirtilmiştir.

5. GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBUNDA İHALE ADI YERİNE İŞİN NİTELİĞİ ve TÜRÜNÜN YAZILMASI

2019/UH.I-48 nolu karara göre, standart geçici teminat mektubunda ihale adı kısmına, ihale adı yerine ihalenin türü ve niteliğinin yazılması mevzuata aykırı bulunmuştur. 

 Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca, teminata yönelik düzenlenen belgelerin belirli
bir taahhüdün karşılanması amacıyla taahhüdü üstlenecek tarafın yükümlülüğüne ilişkin
bankalarca düzenlenen belgeler olduğu ve ihale konusu işin adının söz konusu standart
formda yer verilmesi gereken esaslı unsurlar arasında yer aldığı, teminatın gelir
kaydedilmesine yönelik bir durumun oluşması halinde söz konusu işlemlerin işin adı üzerinden gerçekleştirilebileceği, bu nedenle dokümanda belirtilen ihale konusu işin adının söz konusu belgede farklı bir şekilde belirtilmesinin, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik işlemlerde tereddüte neden olabileceği ve işin adı dışındaki tanımlara söz konusu belgede yer verilmesine kamu ihale mevzuatı açısından imkân tanınmadığı anlaşılmış olup, idarece söz konusu belgenin uygun görülmesi yönünde tesis edilen işlemin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle Demiray Grup Petrol İnş. Nak. Oto. Tem. Spor San. ve Tic. Ltd.
Şti. tarafından sunulan geçici teminat mektubunda işin adı yerine işin miktarı ve türüne
yönelik tanıma yer verilerek sunulan söz konusu geçici teminat mektubunun kamu ihale
mevzuatına aykırılık teşkil ettiği anlaşıldığından.....

geçici teminat hakkında söyleyeceklerim bu kadardı.  

BİRİM FİYAT TEKLİF CETVELİ İLE ARİTMETİK HATA ve YUVARLAMA

Bu bölümde birim fiyat teklif cetveli nedir, nasıl doldurulur, fiyat verirken neye dikkat edilir, yuvarlama hangi koşullarda ve nasıl yapılır ve Kik kararları ışığında anlaşmazlık yaşanan hususlara bakacağız.

  İhale dökümanları standart formları içinde bulunan birim fiyat teklif cetveli, birim fiyat teklif mektubunun eki olup, ihale zarfı içinde sunulması zorunlu olan belgelerden biridir. Birim fiyat teklif cetveli yapılan ihalede idarenin ihtiyacı olan mal, hizmet ya da yapım işinin kısım(veya kalemlerini) gösterir. Birim fiyat teklif cetvelindeki kısımlar(kalemler) ile teknik şartnamedeki kısımlar(kalemler) uyumlu olmalıdır. Örneğin teknik şartname ile birim fiyat teklif cetvelindeki bir kısım veya kalem arasında uyumsuzluk varsa teknik şartnamedeki tanım geçerlidir. Birim fiyat teklif cetvelini imza atmaya yetkili kişiler imzalamalıdır. 

FİYATLAR NASIL YAZILIR

İhaleye katılmak isteyen istekliler, fiyatlarını bazen ikiden fazla ondalık basamak olacak şekilde vermek isteyebilirler. Ancak bunu yaparken Kamu ihale genel tebliğinin 16. maddesine uygun davranmaları gerekiyor;

16.5. Aritmetik hata ve yuvarlama  

16.5.1. Birim fiyat teklif cetvelindeki çarpım ve toplamlarda hata olması durumunda aritmetik hata olduğu kabul edilecek ve teklif doğrudan değerlendirme dışı bırakılacaktır. Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde, isteklinin aritmetik hata yapılan kısma ilişkin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak, teklif verdiği diğer kısımlar üzerinden ihale sonuçlandırılacaktır.
16.5.2.(Değişik:RG-20/4/2011-27911)(Değişik: 20/8/2011-28031 R.G./ 8 md.)  

    Kısmi teklife izin verilip verilmediğine bakılmaksızın, birim fiyat üzerinden teklif alınan tüm ihalelerde istekliler, hizmet alımı ihalelerinde işçi sayısı üzerinden teklif alınan işçilik kalemleri hariç, birim fiyatları ve birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarları, virgülden sonra iki ondalık basamaklı sayıdan fazla olacak şekilde verebileceklerdir. Ancak, toplam teklif tutarı virgülden sonra en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacaktır. Yuvarlama işleminde yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanacak; yarım kuruşun altındaki değerler ise dikkate alınmayacaktır.
    Kısmi teklifin tek kalemden oluşması durumunda birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutar, en fazla virgülden sonra iki ondalık basamaklı olacak şekilde verilebilecektir. Kısmi teklifin birden çok kalemden oluşması halinde ise bu kalem tutarlarının toplanması sonucu bulunan kısım toplam tutarı en fazla virgülden sonra iki ondalık basamaklı olacak şekilde verilebilecektir.  Bir başka ifadeyle kısmi teklifin birden çok kalemden oluşması halinde her bir kalemin birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarı, virgülden sonra iki ondalık basamaklı sayıdan fazla olacak şekilde verilebilecek, ancak kısım toplam tutarı en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacaktır. Yuvarlama işleminde yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanacak; yarım kuruşun altındaki değerler ise dikkate alınmayacaktır.

Hesaplanan toplam/kısım toplamı teklif tutarı	Yuvarlama sonucu
500.815,414	500.815,41
500.815,4149	500.815,41
500.815,41582	500.815,42
500.815,4169	500.815,42

16.5.2.1. (Ek: 20/8/2011-28031 R.G./ 8 md.)  İşçilik ücreti, yol ve yemek bedeli ile bunlar üzerinden alınan prim tutarları gibi işçilik kalemlerini oluşturan maliyet unsurlarına ilişkin hesaplama yöntemi, sosyal güvenlik mevzuatı kapsamında kanunla ve idari düzenlemelerle belirlenmiş olup, bu çerçevede 1 TL (Bir Türk Lirası)’nin altındaki tutarlar iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılmaktadır. Sosyal güvenlik mevzuatındaki düzenlemelerin emredici nitelikte olması nedeniyle isteklilerin ilgili mevzuatı gereğince yapacakları işçilik hesaplamalarında da anılan yöntemin uygulanması zorunluluğu bulunmaktadır. Bu sebeple, hizmet alımı ihalelerinde birim fiyat teklif cetvelinde yer alan ve işçi sayısı üzerinden teklif alınan işçilik kalemlerinin birim fiyatları ile birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarları, virgülden sonra en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacaktır. Yuvarlama işleminde yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanacak; yarım kuruşun altındaki değerler ise dikkate alınmayacaktır.

16.5.3.(Ek madde: 25/01/2017-29959 R.G./3. md.) (Mülga: 31/03/2018-30377-R.G./1. md.)(Ek madde: 20/11/2018-30601 R.G./1. md.) Elektronik araçlar yardımıyla tablolama programları (MS Excel, Numbers, Libre Office Calc ve benzerleri) kullanılarak oluşturulan teklif mektubu eki cetvelin çarpım ve toplamlarında yazılımdan kaynaklanan yuvarlamalar nedeniyle oluşan hesaplama farklılıkları, toplam teklif fiyatının binde birine eşit veya daha az olması ve ihalenin sonuçlandırılmasına esas teklif sıralamasının değişmemesi kaydıyla aritmetik hata olarak kabul edilmeyecek ve bu farklılıklar isteklinin teklif cetvelinde yazılı birim fiyatlar esas alınarak ihale komisyonu tarafından re’ sen düzeltilecektir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan tutar, sınır değer hesabı hariç, isteklinin teklif ve yeterlik değerlendirmesine esas nihai teklif fiyatı olarak kabul edilecektir.

 16.5.1. maddesini açıklar isek; 

•      Kısmi teklife izin verilen ihalelerde aritmetik hata yapılan kısım varsa, sadece bu kısma ilişkin teklif değerlendirme dışı bırakılacak ancak isteklinin teklif verdiği diğer kısımlar için değerlendirme devam edecektir. 
•      Eğer kısmi teklife izin verilmemişse; yani ihalenin tamamına teklif verilmesi istenmişse, bir kısımda bile aritmetik hata yapılırsa, aritmetik hata yapılmayan diğer kısımlar da değerlendirme dışı bırakılacaktır.

1

Örnek 1 :
Soldaki 1 numaralı resimde Ekap´tan bulduğum 2019/214920 numaralı "8 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı" ihalesine teklif veren bir firmanın 2,4 ve 6 sıra sayılı kalemlere teklif verdiğini ancak 4 numaralı teklifte aritmetik hata yaptığını varsayalım(4 numaralı kalemde çarpım hatası var). İdari Şartnameye göre kısmi teklif verilebiliyormuş. Buna göre, ilgili tebliğin 16.5.1. maddesine göre sadece 4. kalemin teklifi geçersiz sayılacak, 2 ve 6 numaralı teklifler üzerinden isteklinin teklifi değerlendirilecektir. Eğer idari şartnamede kısmi teklife izin verilmeseydi, istekli ihaleden elenirdi.  




16.5.2. maddesinin birinci paragrafına bakalım; 

• Birim fiyatlı ihalelerde kısmi teklife izin verilip verilmediğine bakılmaksızın, hizmet alımlarındaki işçilik kalemleri hariç, birim fiyatlar ve birim fiyatla miktarın çarpımını gösteren tutar kısmı virgülden sonra iki haneden fazla olabilir(yani istekli kısım toplamını iki haneli de yazabilir, ikiden fazla olacak şekilde de yazabilir). Ancak genel toplam tutarı virgülden sonra iki haneli olmak zorundadır. 

Örnek 2:
Yukarıdaki ihaleden(2019/214920) devam edelim. Bu sefer birim fiyatları ve kısım tutarlarını virgülden sonra iki haneden fazla olacak şekilde değiştirelim. 

2

2 numaralı resme baktığımızda, yine 2,4 ve 6 numaralı kısımlara teklif verilmiş. 2 ve 4 numaralı kısımların birim fiyatları virgülden sonra iki haneden fazla olacak şekilde verilmiş ve bu birim fiyatların miktarla çarpımı sonucu bulunan kısım tutarları da virgülden sonra iki haneden fazla olmuş ve yuvarlama yapılmamış. Şimdi bu 3 kısmın tutarlarını toplarsak normalde genel toplam 2.483,218 TL olmalıydı ancak genel toplam ilgili tebliğ maddesine göre virgülden sonra iki haneli olmak zorunda olduğu için bu sayıyı yuvarlıyoruz ve sonuç 2.483,22 TL oluyor. Bu birinci hesapla biçimiydi. Şimdi diğerine geçelim.





Örnek 3:

3

Bu sefer birim fiyatlar aynı kalsın, ancak birim fiyatla ile miktarın çarpımı sonucu bulunan kısım tutarını iki haneli olacak şekilde yuvarlayalım.3 numaralı resimde görüldüğü üzere kısım tutarlarını virgülden sonra iki haneli olacak şekilde yuvarladık(2. resimde yuvarlama yapmadık). Genel toplam ise 2 numaralı resimde olduğu gibi 2.483,22 TL oldu. Hem 2 numaralı resimdeki hem de 3 numaralı resimdeki hesaplama biçimi doğru.








 Şimdi de 16.5.2. maddesinin ikinci paragrafına bakalım; 

• Burada eğer kısımlar tek ya da birden fazla kalemden oluşuyorsa nasıl işlem yapılacağını gösteriyor. Eğer bir kısım, tek kalemden oluşuyorsa; kısım tutarı virgülden sonra iki haneli yazılmak zorunda. 
• Eğer bir kısım, birden fazla kalemden oluşur ise; sadece bu kalemlerin tutarları virgülden sonra iki haneden fazla olarak yazılacak, kısım toplam tutarı ise virgülden sonra iki haneli yazılacaktır.

Örnek 4:

4

Bu sefer, başka bir ihaleye geçelim. 2019/217124 sayılı "6 Kısım (8 Kalem) Yoğun Bakım Kemoterapi Sarf Malzeme Alımı İhalesi"ne baktığımızda 4 numaralı resme göre; görüldüğü üzere 1. kısım 3 kalemden oluşmakta, diğer kısımlar ise tek kalemden oluşmaktadır. Birim fiyatları virgülden sonra iki haneden fazla olacak şekilde yazdım. İlgili tebliğ maddesine uygun olarak 1. kısımdaki 3 kalemin toplamını yuvarlamadan aynen yazdım, kısım toplam tutarını ise yuvarlayarak yazdım. Diğer kısımlar ise tek kalemden oluştuğu için bunları yuvarlayarak yazdım.

YUVARLAMA NASIL YAPILIR

• Yuvarlama işleminde virgülden sonraki 3. haneye bakılır. eğer üçüncü hane 5,6,7,8,9 rakamlarından biri ise o halde virgülden sonraki ikinci rakam bir arttırılır.

Örnekler;

1,1357: virgülden sonraki üçüncü rakam 5 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam bir arttırılır. yuvarlama sonucu: 1,14

14,567: virgülden sonraki üçüncü rakam 7 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam bir arttırılır. yuvarlama sonucu: 14,57

120,469654123: virgülden sonraki üçüncü rakam 9 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam bir arttırılır. yuvarlama sonucu: 120,47. Burada, virgülden sonra kaç hanenin olduğunun önemi yok.
3,499: virgülden sonraki üçüncü rakam 9 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam bir arttırılır. yuvarlama sonucu: 3,50

•  Eğer üçüncü hane 0,1,2,3,4 rakamlarından biri ise o halde virgülden sonraki ikinci rakam aynen yazılır.

Örnekler:

1,124: virgülden sonraki üçüncü rakam 4 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam aynen yazılır. yuvarlama sonucu: 1,12

1,102: virgülden sonraki üçüncü rakam 2 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam aynen yazılır. yuvarlama sonucu: 1,10

5,001: virgülden sonraki üçüncü rakam 1 olduğu için, virgülden sonraki ikinci rakam aynen yazılır. yuvarlama sonucu: 5,00

İŞÇİLİK KALEMLERİ NASIL YAZILIR

Tebliğin 16.5.2.1. maddesine göre işçilik kalemlerinde, birim fiyat ve birim fiyatla miktarın çarpımı sonucu bulunan tutar virgülden sonra iki haneden fazla olacak şekilde yazılamaz. Ancak işçilik kalemleri haricinde malzeme kalemi var ise bu malzemelerin birim fiyatları virgülden sonra iki haneden fazla olabilir.

KİK KARARLARI

1) İstekli tarafından bazı sayfaların kaşe/imza yapılmaması

Bu başlık altında birbirinden çelişkili 3 tane farklı ihaleye ait Kik kararına bakacağım.

1. 06.03.2019 tarihli 2019/UM.II-332 sayılı Kik kararında, istekli tarafından 1, 4 ve 5. kısma teklif verildiği ancak sadece 1. kısma ait kalemlerin ve 1. kısım toplam tutarının olduğu 3. sayfasının firma tarafından kaşe/imza yapılmadığı, diğer bütün sayfaların kaşelenip/imzalandığı ancak idare tarafından 3. sayfada kaşe/imza bulunmaması nedeniyle firmanın ihaleden elendiği gerekçesiyle firma, itirazen şikayette bulunmuştur.

Kik verdiği kararda;

"birim fiyat teklif cetvelinin 1’inci kısmın toplam teklif bedeli (588.167,50 TL) ile 1’inci kısma ait bazı iş kalemlerinin bulunduğu 3’üncü sayfasında kaşe ve imza bulunmamasının, anılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme yapılacağından, imzalanmamış olan 3’üncü sayfada yer alan bazı iş kalemlerinde ve toplam teklif bedelinde yapılabilecek değişikliklerin sözleşmenin uygulanması sürecinde hak edişlerin ödenmesi veya iş artışı / iş eksilişine gidilmesi durumunda uyuşmazlık konusu olabileceği hususları da göz önünde bulundurulduğunda esasa etkili aykırılık olduğu anlaşılmıştır."

diyerek, 1. kısma ilişkin itirazen şikayet başvurusunu reddetmiştir ancak firmanın teklif verdiği 4. ve 5. kısma ilişkin tekliflerin  ise değerlendirmeye alınması kararını vermiştir. Sadece 1. kısma ilişkin itirazı reddetmiştir. 

     2. 26.04.2019 tarihli 2019/UH.I-523 sayılı kararda; itirazen şikayette bulunan firma, ihale üzerinde bırakılan diğer firma tarafından 2 sayfadan ibaret olan birim fiyat teklif cetvelinin sadece son sayfasının imzalandığını, ilk sayfasının kaşe/imza yapılmadığını...  Kik tarafından verilen kararda ise:

"Yapılan incelemede, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan teklif mektubunda imza ve kaşenin yer aldığı, birim fiyat teklif mektubunda yer alan toplam teklif bedelinin 2.991.467,10 TL olduğu, rakam ve yazı ile yazılan tutarların birbiri ile uyumlu olduğu, birim fiyat teklif mektubunun ayrılmaz bir parçası ve eki olan birim fiyat teklif cetvelinin 2 sayfadan ibaret olduğu, birim fiyat teklif cetvelinde sıralı bir şekilde devam eden iş kalemlerinin birimi, miktarı, birim fiyat ve tutarlarına yer verildiği ve KDV hariç toplam tutarın yer aldığı son sayfanın imzalı ve kaşeli olduğu ve buradaki toplam tutar ile birim fiyat teklif mektubundaki tutarın (2.991.467,10 TL) aynı olduğu, bu durumun imzalı olmayan sayfa dahil bütün iş kalemlerinde teklif edilen fiyatların toplam tutarla uyumunu gösterdiği tespit edilmiş olup, birim fiyat teklif cetvelinin ilk sayfasında imza ve kaşenin olmaması hususunun esasa etkili bir aykırılık olmadığı anlaşılmıştır." diyerek ilk sayfanın kaşeli/imzalı olmamasının mevzuata aykırı olmadığına hükmetmiştir. 

     3. 27.12.2018 tarihli ve 2018/UY.II-2100 sayılı karara göre;

"İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, birim fiyat teklif cetvelinin birinci ve ikinci sayfalarının imzasız olmasının tekliflerinin geçerliliğini etkilemeyeceği, söz konusu durumun esasa etkili bir aykırılık oluşturmayacağı iddialarına yer verilmiştir." 

Yapılan inceleme sonucunda;

Başvuru sahibi Mehmet Cengiz tarafından verilen birim fiyat teklif mektubu ve eki birim fiyat teklif cetveli incelendiğinde birim fiyat teklif mektubunda toplam teklif bedelinin rakam ile “258.045,62” ve yazı ile “ikiyüzellisekizbinsıfırkırkbeşliraaltmışikikuruştürklirası” olarak yazıldığı, teklif mektubunun imzalı ve kaşeli olduğu, birim fiyat teklif mektubunun ekinde yer alan birim fiyat teklif cetvelinin ise 49 iş kalemini içerdiği ve 3 sayfadan oluştuğu, toplam teklif bedelinin yazılı olduğu üçüncü sayfasının imzalı ve kaşeli olduğu, birim fiyat teklif cetvelinin ilk iki sayfasında ise kaşe ve imza bulunmadığı, yalnızca son sayfasının kaşelenip imzalandığı, birim fiyat teklif cetvelinin imzalı ve kaşeli olan son sayfasında karalama ve düzeltme yapıldığı tespit edilmiştir. Yapılan inceleme neticesinde, başvuru sahibinin birim fiyat teklif cetvelinin birinci ve ikinci sayfalarının imzasız ve kaşesiz olması esasa etkili bir aykırılık teşkil etmemekle birlikte; birim fiyat teklif cetvelindeki toplam tutarda yapılan karalama ve düzeltme sebebiyle teklif mektubundaki toplam tutar ile birim fiyat teklif cetvelindeki toplam tutarın karşılaştırılması imkânının bulunmadığı, bu sebeple isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Bu kararın ek gerekçesinde ise;

Birim fiyat teklif mektubunun ayrılmaz bir parçası olan birim fiyat teklif cetvelinin ihale dokümanı kapsamında verilen birim fiyat teklif cetvelinin 3 numaralı dipnotuna uygun bir şekilde sunulması gerekmektedir. Birim fiyat teklif cetvelinin imzalanmamış olan birinci ve ikinci sayfasında toplam teklif tutarını değiştirmeyecek şekilde birim fiyat tutarında veya teklif miktarlarında yapılabilecek bir değişiklik sözleşmenin uygulanması aşamasında hak edişlerin ödenmesi veya iş artışı/iş eksilişine gidilmesi durumunda uyuşmazlık konusuna neden olabilecektir. Bu nedenle, birim fiyat teklif cetvelinin ilk iki sayfasının teklif vermeye yetkili kişiler tarafından imzalanmamış olmasının esasa etkili olduğu değerlendirilmiştir. Buna göre, başvuru sahibinin teklifinin bu gerekçe ile idarece uygun bulunmayarak değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmamıştır.

Yukarıdaki 3 karara baktığımızda çelişki olduğunu itiraf etmemiz gerekiyor. Birinci kararda sayfalardan birinin kaşesiz/imzasız olmasını aykırı olarak değerlendiren Kik, diğer kararlarda mevzuata aykırı olarak değerlendirmemiştir. Üstelik birim fiyat teklif cetvellerinin dipnot kısmında her sayfanın yetkili kişilerce imzalanması gerektiği belirtilmesine karşın. Teklif verilmeyen sayfalar olsa ve bu sayfaların kaşe imza yapılmamasını anlarım da, bu 3 Kik kararı arasındaki çelişki açıklanmaya muhtaç bir konu.  

2) İşçilik kalemleri haricindeki işçilikle ilgili olmayan kalemlerde yuvarlama

20.03.2019 tarihli 2019/UH.I-407 sayılı karara göre, ihale konusu işçilik kalemlerinin birim fiyatlarının virgülden sonra iki haneli yazılacağı; ancak işçilik haricindeki diğer kalemlerin birim fiyatlarının virgülden sonra iki haneden fazla olacak şekilde verilebileceği kararı verilmiştir.

3) Aritmetik hata yapılmayan bazı kısımların değerlendirmeye alınması hakkında.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 16.5.1. maddesine göre, teklif verilen bazı kısımlarda aritmetik hata yapılmasına nedeniyle bu kısımlara ait tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı; bunun yanında aritmetik hata yapılmayan diğer kısımların ise değerlendirmeye alınacağı söylenmektedir.
 10.04.2019 tarihli 2019/UM.I-465 sayılı kararda; 
idarece aritmetik hata yapılan kısımlarla birlikte aritmetik hata yapılmayan diğer kısımların da değerlendirme dışı bırakıldığı, Kik tarafından verilen kararda ise, 16.5.1. maddesine göre aritmetik hata yapılmayan kısımlara ait tekliflerin değerlendirmeye alınmasına hükmetmiştir. 

Son not:

1) Birim fiyat teklif cetvellerinin teklif verilen kısımlarına ait tüm sayfaların kaşeli/imzalı olması gerektiği kanısındayım. Çünkü teklif verilen kalemlerin/kısımların olduğu kaşesiz/imzasız sayfaların daha sonradan herhangi birileri tarafından değiştirilebileceği kanısındayım.

2) İdarelerce kısım ve kalemin birbirinden farklı olduğunun ayrımının farkında olunmadığı kanısındayım.Kimi ihalelerde idari şartnamede ihale adına "kalem" olarak yazılırken, ihalenin kısmi teklif verilmesi maddesinde ise "kısım" olarak yazıldığı görülebilir. Yani, ihale adı "35 kalem malzeme alımı" iken, idari şartnamenin kısmi teklif verilmesi maddesine kısım sayısı 35 dir yazılmaktadır. Buradaki çelişkiyi gidermek adına, ya ihale adına 35 kısım malzeme alımı yazılmalı ya da 35 kısım 35 kalem malzeme alımı yazılıp teklif cetveli de ona göre düzenlenmelidir.

NOTER ONAYLI BELGELERDE "SURETİN AYNIDIR" İBARELİ ŞERH GEÇERLİ Mİ?

    Hayır, geçersizdir baştan söyleyeyim. Daha önce bu blogda, burada, burada ve burada, noterler tarafından Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin "Örnek Verme Şekilleri" başlıklı 95. maddesine uygun olarak onaylanan belgelerin ihalelerde kullanılabileceğini göstermiştim. Daha önce paylaştığım bu 3 yazıda da yeterli açıklamayı yapmıştım. Şimdi ise hangi tür şerhin geçersiz olarak kabul edileceğini aynı ihale için verilen Kik, idari mahkemesi ve Danıştay mahkemesi kararında göstereceğim. Buna göre  13.12.2016 tarihli 2016/UY.II-3069 sayılı Kik kararında itirazen şikayet dilekçesinde istekli Süleyman Ekinci tarafından ihale dosyasında sunulan imza beyannamesinin "İş bu suret Malatya 2. Noterliğinden verilme 05.01.2015 tarih ve 87 yevmiye nolu suretin aynı olduğu tasdik olunur" şerhiyle onaylandığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına itiraz etmişti. Ancak Kik verdiği kararda;

     "İtirazen şikâyete konu imza beyannamesi incelendiğinde belgenin noter tarafından

aslına uygun olduğuna ilişkin herhangi bir tasdik işleminin yapılmadığı, noter tarafından

örnek çıkartılması istenilen belgelerin asıl belge olması halinde ilgili noter tarafından bu

belgelerin üzerine düşülen şerhin “ibraz edilen aslının aynıdır” veya “iş bu suret aslına

uygundur” ifadelerini içermesi veya bu ifadelerin olmasının gerektiği, itirazen şikâyet

başvurusuna konu imza beyannamesi üzerinde ise noter tarafından yapılan tasdik işleminin suretin aynı olduğuna ilişkin yapıldığı görüldüğünden ve noter tarafından suret üzerinden onay yapılması halinde bu belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygun bulunmaması gerektiğine yönelik mevzuat hükümleri açık olduğundan ve söz konusu belgenin sunuluşuyla ilgili sorumluluğun başvuru sahibi isteklide olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibi isteklinin sunmuş olduğu imza beyannamesinin belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır." demiştir.

Bundan sonra itirazen şikayeti Kik tarafından reddedilen davacı firma idare mahkemesine başvurmuş, söz konusu mahkeme tarafından verilen 08.03.2017 tarihli 2017/MK-68 sayılı kararda;

     Bakılan davada, davacı şirketin teklif kapsamında idareye sunduğu imza beyannamesi incelendiğinde; belgedeki noter onayında; “İşbu suret Malatya 2.Noterliğinden verilme 06.01.2015 tarih ve 87 yevmiye numaralı suretin aynı olduğu tasdik olunur.” şerhi ile ilgiliye imzalatılan "aslını ve ona uygun olan 3 örneğini aldım" ibaresi bulunmaktadır. Ayrıca davacı tarafından dava dilekçesi ekinde sunulan Malatya 5. Noterliği'nin 02.11.2016 tarihli yazısında, "20.05.2016 tarih ve 12636 yevmiye numarası ile tasdik edilen imza beyannamesine aslı gibidir kaşesi vurulması gerekirken sehven suret ibaresi geçen bir kaşe kullanıldığı ve onaylanan belgenin aslından farksız olduğu belirtilmiştir. Noter onaylı imza beyannamesinde “İşbu suret Malatya 2.Noterliğinden verilme 06.01.2015 tarih ve 87 yevmiye numaralı suretin aynı olduğu tasdik olunur” kaydı bulunduğu, söz konusu belgeye sehven suret kaşesinin basıldığı ve bu belgenin yukarıdaki mevzuat gereği ilgilisinin ibrazı üzerine noter tarafından aslı görülerek çoğaltılmak suretiyle ilgilisine imzalatılarak onaylandığı anlaşılmaktadır. Aksi ispat edilinceye kadar ilgili mevzuat gereği noter onaylı olarak çoğaltılan belgenin “aslının aynı” olduğunun kabulü gerektiğinden, uyuşmazlık konusu ihalede davacı şirketin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuka uygunluk bulunmamaktadır. 

    Açıklanan nedenlerle, dava konusu işlemin iptaline…” şeklinde gerekçe belirtilerek dava konusu işlemin iptaline karar verilmiştir. 

... 

      Açıklanan nedenlerle;
      1- Kamu İhale Kurulunun 13.12.2016 tarihli ve 2016/UY.II-3069 sayılı kararının iptaline, 

karar vererek firmayı haklı bulmuştur. Bunun üzerine Kik mahkemenin verdiği kararı temyize götürerek Danıştay mahkemesine başvurmuştur. Danıştay ise 02.08.2017 tarihli 2017/MK-334 sayılı kararında;

     davacı şirket tarafından sunulmuş belgenin kabul edilebilmesi için üzerinde noterce onaylanmış aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması gerekmektedir. Aksi halde belgenin sureti veya fotokopisi görülerek noterce onaylananlar ile belge üzerinde "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyan belgelerin geçerli kabul edilmesi yukarıda açıklanan kurallara ve Şartnameye aykırı bulunmaktadır.  

     Davacı tarafından imza beyannamesinin tevsiki için sunduğu belgeye ilişkin olarak, daha sonra Malatya 5. Noterliği'nce düzenlenen; 02.11.2016 tarihli ve 2016 sayılı yazıda, 20.05.2016 tarih ve 12636 yevmiye numarası ile tasdik edilen imza beyannamesine aslı gibidir kaşesi vurulması gerekirken sehven suret ibaresi geçen bir kaşe kullanıldığı ve onaylanan belgenin aslından farksız olduğu belirtilmişse de, bu hâliyle ihale mevzuatı hükümleri anlamında bir "belge" olmadığı, davacının Malatya 5. Noterliği'nden sonradan aldığı belgenin bu yönüyle geçerli kabul edilemeyeceği, dolayısıyla belgede "bilgi eksikliği" olarak nitelendirilemeyecek eksikliğin tamamlatılması da mümkün bulunmadığından, davacı şirketin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve reddedilmesinde hukuka aykırılık, dava konusu işlemin iptali yönündeki Mahkeme kararında ise hukukî isabet görülmemiştir. 

     Açıklanan nedenlerle; temyiz isteminin kabulü ile 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu'nun 49. maddesi uyarınca Ankara 11. İdare Mahkemesi'nin 14.02.2017 tarih ve E:2016/5535, K:2017/696 sayılı kararının BOZULMASINA, DAVANIN REDDİNE,   

   …”ifadelerine yer verilerek İdare Mahkemesi kararının bozulmasına ve davanın reddine karar verilmiştir.

diyerek hem idarenin şikayeti reddetmesini hem de Kamu İhale Kurumunun itirazen şikayeti reddetmesini haklı bulmuş, firmanın itirazlarını ise haksız bulmuştur. Tüm bunların ışığında noterler tarafından onaylanan belgelerin Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95. maddesine uygun olarak onaylanması durumunda geçerli belgelerdir. Ancak söz konusu davadaki imza beyannamesi noter tarafından “İşbu suret Malatya 2.Noterliğinden verilme 06.01.2015 tarih ve 87 yevmiye numaralı suretin aynı olduğu tasdik olunur.”

şeklinde onaylanmıştır. Belge üzerinde geçen şerhteki "suretin aynı" ifadesi yanlıştır, doğru şerh "aslının aynı" olmalıdır. Bu nedenle noterlerden yapacağınız belge onaylatmalarının şerhlerinde "...aslının aynıdır" tarzında şerh vurdurmanız gerekiyor. "suretin aynıdır" şeklinde vurulan şerhler geçersizdir ve bilgi tamamlatma kapsamında da değerlendirilemez.  

     Son olarak, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95. maddesinde ibrazdan örnek konusunu tekrar açmak istiyorum. Buna göre;   

• "ibraz edilenin aynıdır" tarzında şerh vurularak onaylanan belgeler ihale uygulama yönetmeliklerinin "Belgelerin Sunuluş Şekli" başlıklı maddelerine göre geçersizdir 
• "ibraz edilen aslının aynıdır" tarzında şerh vurularak onaylanan belgeler ise geçerlidir. 

Noterlik Kanunu Yönetmeliği 95. madde

VEKALETNAME SAHİBİ KİŞİLERİN EKAP KAYDININ BULUNMAMASI HAKKINDA

     Bugün bu yazıda sizi biraz korkutmak istiyorum. Bildiğimiz üzere firmayı Ekap´a kayıt ederken Kamu ihale Kurumuna protokolle birlikte imza sirküleri vb. belgelerde veriyoruz. Protokol ve belgeler kontrol edildikten sonra onaylandığında Ekap kaydı gerçekleşmiş oluyor ve İmza sirküleri, yetkililer tarafından Ekap´a yükleniyor. Bunun için Ekap´a giriş yaptıktan sonra firma bilgileri sekmesine girmeniz gerekiyor. Orada şirketleri ortakları, yönetim ve temsildeki kişiler gibi bilgiler de var ama muhtemelen sizin firmanızda vekalet sahibi kişilerin Ekapta kaydı yok sanırım. Oysa ki kamu ihale genel tebliğinin 31.3 maddesi diyor ki;

(Ek madde: 04/03/2017-29997 R.G./2. md.)Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 7 nci maddesinde istenen bilgilerin EKAP üzerinde eksiksiz, doğru ve güncel tutulması gerekmektedir. EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından anılan maddenin beşinci fıkrasında belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesi zorunludur.

Ayrıca Elektronik ihale uygulama Yönetmeliğinin 7. maddesinin 5. fıkrası da "(5) (Ek fıkra: 04/03/2017-29997 R.G./2. md., Yürürlük: 09/03/2017) EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcileri; tüzel kişilerin kendileri, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç), yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcileri için aşağıda yer alan bilgileri güncelleyip son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce EKAP’a kaydetmeleri zorunludur. Bu kişilerin,..." 
diyerek şirket ortakları, yönetimdeki yetkililer ve vekalet sahibi kişilerin bilgilerinin Ekap´a girilmesini istemiştir. Peki firmalar vekalet üzerinden ihalelere teklif veriyorlar ama bu kişilerin Ekap kaydı yok.

     Sizce de bu bir çelişki değil mi? diye soruyoruz ve hemen 18.04.2019 tarihli 2019/UH.II-500 sayılı Kik kararına bakıyoruz. İtirazen şikayette bulunan firma herhalde bu maddelere dayanarak itirazen şikayet dilekçesinde en avantajlı teklifi veren birinci ve ikinci firma için "d)... ayrıca teklif mektubu ve diğer ihale belgelerini imzalayan vekâletname sahibi kişilerin EKAP kaydının bulunmadığı," nı dile getirmiş,  bu itiraz üzerine Kik verdiği kararda ; 

her ne kadar aktarılan mevzuat hükümleri uyarınca EKAP’a kayıtlı olan tüzel kişilerin kendileri, ortakları ve ortaklık oranları, yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin ilgili bilgilerin güncellenip son başvuru veya ihale tarihinden önce EKAP’a kaydedilmeleri gerekmekte ise de söz konusu düzenleme ile isteklilerin EKAP’ta yer alan bilgilerinin güncel tutulmasının amaçlandığı, mevzuatta aksi durumda teklifin değerlendirme dışı bırakılacağına yönelik açık bir hükmün bulunmadığı, bu doğrultuda başvuru sahibinin bu iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

demiştir. Yani sıkıntı yapacak bir şey yokmuş gibi.

     

BANKA REFERANS MEKTUBU(ÖRNEK UYGULAMALI)

     Bu yazıda ihale yeterlilik kriterlerinden olan banka referans mektubu işlenecektir. Öncelikle banka referans mektubu hakkında mevzuatta bu belge hakkında neler yazılmış onlara bakılacak, ardından örnek bir belge hazırlandıktan sonra Kik kararları ışığında bazı aydınlatıcı bilgiler verilecektir.

     4734 sayılı kanunun 10. maddesinin a bendinde geçen "1) Bankalardan temin edilecek isteklinin malî durumu ile ilgili belgeler" ifadesi banka teminat mektubunu ifade eder. Bu ifade, bu belgenin ekonomik ve mali yeterlilik kapsamında istenen bir belge olduğunu gösterir.

     Mal alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 27. maddesinin c bendinde "Belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihaleler hariç, yaklaşık maliyeti eşik değerin altında olan her türlü mal alımı ihalelerinde, ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler istenemez. (Ek cümle: 25/01/2017-29959 R.G./1. md.) Yaklaşık maliyeti eşik değere eşit ve üzerinde olan her türlü mal alımı ihalelerinde, banka referans mektubu istenmeyebilir." denmektedir. Bu maddenin anlamı, her türlü mal alımı ihalelerinde, eğer ihale için idarenin hesapladığı yaklaşık maliyet mal alımları için öngörülen eşik değerin altındaysa, ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin belgelerin(banka referans mektubu vs.) istenemeyeceğini gösterir; yaklaşık maliyet eşik değere eşit ve üstünde ise banka referans mektubunun istenip istenmemesi idareye kalmıştır. İdare, İsteyebilir de istemeyebilir de.

     Aynı yönetmeliğin 32. maddesinde(Aynı şekilde hizmet alımı ihale uygulama yönetmeliğinin ve yapım işleri ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 34. maddesi) de;

"(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.          (2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:          a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.          b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin %5’i ile %15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.          c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.
          (3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.          (4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur." 

demektedir. Bu maddelere göre:

• Türkiye´de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan alınabilir.
• İlk ilan veya davet tarihinden sonra-ihale tarihinden önceki bir tarihte düzenlenmiş olmalıdır. Bazı firmalara davet mektubu farklı zamanlarda ulaşabilir. Bu firmalar davet mektubunu aldıktan sonra belgeyi hazırlamalıdır.  
• Açık ihale ve pazarlık usulü ihalelerin b ve c maddesine göre yapılan ihalelerde, isteklinin bankalar nezdinde ki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin %10´undan az olamaz. Yani firmanın, üzerinde kısıtlama olmayan mevduat+kullanılmamış nakdi kredi+kullanılmamış gayrinakdi kredi toplamı, teklif edilen bedelin %10 fazlası olmalıdır(teklif bedeli 100.000 TL ise; banka referans mektubu tutarı en az 100.000 TL olmalı, daha az olamaz).
• Konusu açılmışken nakdi ve gayrinakdi kredi konusunu açalım. Nakdi kredi, bankanın belli bir faiz karşılığı firmaya açtığı kredidir. Gayrinakdi kredi ise, bankanın firmanın yapacağı işlemlerde teminat olarak kullanabilmesi için açtığı kredidir. Geçici ve kesin teminat mektupları gayrinakdi krediye girer. Nakdi ve gayrinakdi kredinin firma tarafından kullanılmamış kısımları, banka referans mektubu tutarını hesaplamak için kullanılır.
• Belge tutarını hesaplarken bu üç tutarın toplamı(mevduat,nakdi kredi ve gayrinakdi kredi toplamı) alınır ayrıca, bir banka tarafından %10 kriteri sağlanamıyorsa başka bankalardan da bu kriteri sağlamak için belge alınabilir. örneğin, firmanın ihaleye verdiği teklif tutarı 500.000 TL olsun, bu durumda en az 50.000  TL lik belge sunulmalı. Diyelim ki Garanti bankasından 30.000 TL belge alınabilsin. Kalan 20.000 TL ise başka bir banka tarafından tamamlanabilir. Bu durumda her iki banka tarafından hazırlanan referans mektupları ihalede sunulmalıdır.
• Eğer firmalar iş ortaklığı oluşturarak ihaleye katılıyor ise, banka referans mektubu, herhangi bir firma tarafından da verilebilir ya da daha fazla sayıda firma tarafından da verilebilir. Örneğin, ABC firması ile PRS firmaları iş ortaklığı olsun ve banka referans mektubu tutarı da 600.000 TL olsun. 600.000 TL lik banka referans mektubunu sadece ABC firması çıkartabileceği gibi sadece PRS firması da çıkartabilir ya da her iki firmada çıkartabilir ortaklık oranına bakılmaksızın.
• Konsorsiyumlarda ise her firma teklif verdiği kısım üzerinden belgeyi hazırlamalıdır. Örneğin; DEF-KLM konsorsiyumu olsun. Def firmasının kendi kısmı için verdiği teklif 700.000 ise, en az 70.000 TL lik belge hazırlamalıdır. Klm firmasının kendi kısmı için verdiği teklif ise 900.000 TL olsun, bu durumda da Klm firması en az 90.000 lik belge hazırlamalı.
• Banka referans mektupları ilgili bankalarca hazırlanırken mektubun yanında teyit yazısı da hazırlanır ve Her iki belge bankanın iki imza yetkilisi tarafından imzalanır. İdare, gerekli gördüğü taktirde banka referans teyidini ilgili bankalardan yapabilir. Yani idare, belgeyi bankadan teyit edip etmemekte serbesttir.

     Hizmet alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 29. maddesinin 1. fıkrasının ç  bendine göre ve yapım işleri ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 30. maddesinin 1. fıkrasının b bendine göre" (Ek bent: 25/01/2017-29959 R.G./2. md.) Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgelerinin istenildiği işlerin ihalelerinde, banka referans mektubu istenilmesi zorunlu değildir. " Yani, bilanço ve gelir tablosu gibi ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin belgelerin istenilmesi durumunda; idare, banka referans mektubunu da isteyip istememekte serbesttir.
      Mal alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 58/A maddesinin 6. fıkrası,  Hizmet alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 59/A maddesinin 17. fıkrası ve  yapım işleri ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 60/A maddesinin 7. fıkrasına göre "Banka referans mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 20 nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara;  anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir." (Hangi bankalardan elektronik banka referans mektubunun alınabileceğine buradan bakabilirsiniz)
     Şimdi ise kendimizi banka personeli yerine koyalım ve hayali bir banka referans mektubu hazırlayalım.

Banka referans mektubu boş hali

Standart formların içindeki belge budur. Örneğin, ABC Ltd.Şti. firması olsun ve bu firmanın 800.000 TL lik teklifi olsun. Bu durumda en az 80.000 tl lik banka referans mektubu hazırlamamız gerekiyor. Ayrıca ihalenin ilk ilan tarihi de 21/06/2018 olsun ve ihale tarihi de 20/07/2018 olsun. Bu belge üzerinde ilgili yerleri dolduralım şimdi.

Banka referans mektubu doldurulmuş hali

• Resimde görüldüğü üzere hazırlanan banka referans mektubu tutarı 140.000,00 TL. %10 kriterini karşılıyor. 
• Firma adı yazılmış. Yalnız burada şunu belirteyim. Firma adının tam olarak yazılması lazım. yani firma ismi abc gıda hayvancılık inşaat sanayi ve ticaret limited şirketi ise, bu ismin tam olarak yazılması gerekiyor. eksik yazılması veya hay.inş.san.tic.ltd.şti. şeklinde de kısaltılmaması lazım. Firma ismi nasılsa öyle yazılmalı. çünkü idare sicil gazetesindeki firma isminden farklı bir yazımı kabul etmeyebilir.
• Tarih, ilk ilan tarihi olan 21/06/2018 tarihinden sonrasına atılmış(12/07/ 2018). Yani ilan tarihinden sonra düzenlenmiş bu belge.
• Bankanın iki yetkilisinin imzası var.

Bu hazırladığımız belge, tüm kriterleri karşılıyor. Şimdi ise Ekap üzerinden bulduğum banka referans mektubu ile ilgili değişik Kik kararlarına bakalım.

1) Bankanın başka bir şubesi tarafından fotokopi belge üzerine aslı gibidir yapılması geçerli mi?

 2017/UY.II-698 nolu Kik kararına göre, Firma itirazen şikayet dilekçesinde;

"teklif ekinde sundukları banka referans mektubunun ve mektup teyidinin fotokopi olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmaları işleminin mevzuata aykırı olduğu, zira banka referans mektuplarının bankanın kendi online sistemi aracılığıyla İkitelli şubesinden Çukurambar şubesine gönderildiği, belgede bankanın belgeyi düzenleyen şubesinden başka bir şubesinin iki yetkilisinin “aslı gibidir” kaşesiyle birlikte ıslak imzasının da bulunduğu, belgenin teyidinin yapılabileceği gibi uyuşmazlık konusu hususun idarece eksik bilgi kapsamında da tamamlatılabileceği, bu sebeple tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir."

Yapılan inceleme neticesinde;

     "Banka referans mektuplarından birinin Akbank T.A.Ş Keresteciler sitesi/İOSB Şubesi

tarafından düzenlendiği ve Kobi MİY Yeşim Ayaz ile BMİY Derya Çiçek Baştuğ tarafından

ıslak imza ile imzalandığı ve belgenin asıl belge olduğu ancak belge tutarının isteklinin teklif

tutarının %10’unu karşılamadığı,

     Diğer banka referans mektubunun Finansbank A.Ş. İkitelli Şubesi tarafından

düzenlendiği, belgede imzanın bulunduğu ancak imza sahiplerinin kim ve imza sahiplerinin unvanının ne olduğunu bilgisinin bulunmadığı, belgenin asıl belge değil asıl belgenin sureti (fotokopisi/ekran görüntüsü) niteliğinde olduğu, suret belgenin Finansbank Çukurambar Şube Portföy Yönetmeni İlgen Meriç ve Çukurambar Şubesi Kobi Bankacılığı Portföy Yönetmeni Mehmet Sencer Sever tarafından “aslı gibidir” kaşesi kullanılarak ıslak imza ile imzalandığı, suret (fotokopi/ekran görüntüsü) belge ekinde bulunan teyit belgesinde ise İkitelli Şubesince düzenlenen banka referans mektubunun teyit edildiği bilgisinin bulunduğu ve Finansbank A.Ş. Dış Ticaret ve Kredi Operasyonları Grubu Kredi Operasyonları Biriminde yetkili Zeynep Akbayır ve Fulya Yaprak Tunçsu tarafından imzalandığı ancak belgenin asıl belge değil suret (fotokopi/ekran görüntüsü) belge niteliğinde olduğu, suret (fotokopi/ekran görüntüsü) niteliğinde olan bu teyit belgesinin de Çukurambar Şube Portföy Yönetmeni İlgen Meriç ve Portföy Yönetmeni Özlem Güçlü tarafından “aslı gibidir” kaşesi kullanılarak ıslak imza ile imzalandığı tespit edilmiştir.

     Başvuru sahibi Ömürlü İnşaat Anonim Şirketi tarafından teklif dosyasında banka referans mektubunun aslı veya aslına uygun olduğu noterce onaylanmış örnekleri veya aslı yerine idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerinin sunulması gerekirken Finansbank A.Ş. İkitelli Şubesi tarafından düzenlenen belgenin suretinin (fotokopisinin/ekran görüntüsünün) aynı bankanın Çukurambar şubesi tarafından şube adının yer aldığı kaşe vurularak imzalanan örneğinin sunulduğu, bu haliyle sunulan banka referans mektubunun “belgelerin sunuluş şekline” uygun olmadığı, asıl olmayan bir belgeyi banka yetkilileri tarafından kullanılan “aslı gibidir” kaşesinin asıl belge haline getiremeyeceği zira ihale mevzuatı kapsamında belgeyi “aslı gibidir” yapma yetkisinin sadece noter ve ihaleyi yapan idarede olduğu anlaşılmıştır."

Özetlemek gerekirse; Bankanın İkitelli şubesi tarafından hazırlanan orjinal belgenin, aynı bankanın çukumbar şubesince fotokopi üzerine bankaca aslı gibidir yapılarak firmaya verildiği, ancak sunulan belgelerin yönetmeliğin belgelerin sunuluş şartları başlıklı ilgili maddelerine uygun olması gerektiği(belgenin aslı ya da noterce onaylı örneği ya da idarece aslı gibidir yapılarak sunulması), ancak buna uygun sunulmadığı gerekçesiyle belge geçersiz kabul edilmiştir.

2) Banka referans mektubu idarece aslı gibidir yapılarak sunulabilir mi?

 Bu sorunun cevabı yine yukarıdaki 2017/UY.II-698 nolu Kik kararında mevcuttur. Buna göre;

ihaleye katılımda sunulacak belgelerin nasıl sunulması gerektiği hususları düzenlenmiş olup, anılan mevzuat hükümleri uyarınca isteklilerin teklifleri kapsamında sundukları belgelerin aslını veya aslına uygun olduğu noterce onaylanmış örneklerini veya aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini sunmaları gerektiği anlaşılmakta olup bu çerçevede sunulan banka referans mektubunun da belgelerin sunuluş şekline uygun bir şekilde teklif dosyası kapsamında sunulması gerekmektedir. 

3) Aynı Banka referans mektubu birden fazla ihalede kullanılabilir mi?

 
 Yine yukarıadaki 2017/UY.II-698 nolu Kik kararına göre banka referans mektuplarının da idarece aslı gibidir yaptırılabileceğini görmüştük. Dolayısıyla belgenin aslı hala firmada kaldığına göre, başka bir ihalelede de kullanılabilir. tabi bunun için diğer ihale ilan tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmiş olması ve %10 kriterini sağlaması koşuluyla. Bunun yanında şunu da belirtmek gerekiyor. Bazı belgelerde ihale adı ve idare adının da yazıldığı görülmektedir. ancak bunların yazılması zorunlu değildir. üstelik bunların yazıldığı belgelerin başka ihalelerde kullanılması durumunda, idare belge üzerinden farklı ihale ve idare adı yazıyor diye belgeyi geçersiz kılabilir.

4) Banka referans mektubu ve teyit belgesi üzerindeki tarihin farklı olması(banka referans mektubu üzerindeki tarih ilan tarihinden önce-teyit belgesi tarihi ilan tarihinden sonra)

06.07.2017 tarihli 2017/UY.III-1835 tarihli Kik kararına göre itirazen şikayet dilekçesinde özetle;

banka referans mektubunun düzenlenme tarihinin ilan tarihinden önce olduğu gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak söz konusu belgede bulunması gereken zorunlu hususların bulunduğu, belge düzenlenme tarihinin ilgili banka tarafından sehven yanlış yazıldığı, belgede ihaleyi yapan idare adı ve başvuruya konu ihalenin adı bilgilerine yer verildiği, bu durumun belgenin ilan tarihinden sonra düzenlendiğini gösterdiği, belgenin düzenlenme tarihindeki yanlışlığın belgenin esasını etkiler nitelikte olmadığı, ayrıca teklif dosyası içinde banka referans mektubu teyit belgesinin de sunulduğu, teyit belgesinde “Önay Mimarlık Müt. İnş. Mal. Taş. San. Tic. Ltd. Şti. lehine düzenlenen 13.04.2017 tarihli ve 25 no’lu referans mektubunun Kahta Şubemiz emri ile Balgat Şubemiz’ce düzenlendiğini teyit ederiz.” ibaresinin yer aldığı, böylece banka referans mektubundaki bilgi eksikliği ve net olmayan hususların teyit mektubuyla giderilmiş olacağı, bu nedenle tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Kik, ilgili bankaya söz konusu banka referans mektubunun, teyit belgesinde adı geçen mektup olup olmadığını sormuş ve bankaca Kik´e verilen cevapta;

Kahta Şube emrine Balgat Şube tarafından düzenlenen “Çanakkale Biga Gençlik Merkezi Yapım İşi” konulu 16.02.2017 tarihli banka referans mektubunda ve Genel Müdürlük tarafından düzenlenen 13.04.2017 tarihli ve 9858 sayılı banka referans mektubu teyit belgesinde; 6560315137 VKNli firmamız Önay Mim. Müt. İnş. Mal. Taş. San.ve Tic. Ltd. Şti. lehine düzenlenirken, 16.02.2017 tarihli banka referans mektubu tarafımızca sehven hatalı düzenlenmiştir. Banka referans mektubunun, 13.04.2017 tarihli ve 9858 sayılı Genel Müdürlük banka referans mektubu teyit yazısı ile uyumlu olması ve banka referans mektubu tarihinin 13.04.2017 tarihli olduğunu teyit ederiz.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Kik tarafından verilen kararda

belgeyi düzenleyen Denizbank A.Ş. Genel Müdürlüğü ile yapılan yazışma sonucunda banka referans mektubunun sehven düzenlendiği ve teyit yazısı ile uyumlu olduğu belirtildiği anlaşılmış olup başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata uygun
olmadığı sonucuna varılmıştır. 

5) Teyit belgesinin de sunulması zorunlu mu?

Yukarıda bu sorunun cevabı zaten vermiştim.ancak, bunu bir Kararı üzerinden de gösterelim.
18.07.2018 tarihli 2018/UH.I-1374  nolu kararda itirazen şikayet dilekçesinde; ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyit edilmediği, yapılan teyitlerin banka şubesinin en az iki yetkilisinin imzasını taşımadığı iddia edilmiş. Kik cevabında ise, Gerek görüldüğünde, banka referans
mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır.
Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü yer
almakta olup, teyit işleminin idarece gerekli görülmesi halinde yapılacağının düzenlendiği, bu
nedenle teklif ile birlikte sunulmasının zorunlu olmadığı anlaşılmaktadır.

6) Üzerinde kısıtlı olmayan mevduat yerine "değişken" ibaresi yazılması

04.01.2018 tarihli 2018/UH.I-85 sayılı karara bakabilirsiniz.

7) Konsorsiyum ortağının kendi teklif verdiği kısmı için banka referans mektubu sunmaması

16.08.2017 tarihli 2017/UY.III-2254 nolu Kik kararına baktığımızda, konsorsiyum olarak ihaleye katılan 2 firmadan, sadece birinin kendi teklif verdiği kısmı üzerinden banka referans mektubu sunduğu, konsorsiyumun diğer ortağının kendi teklif verdiği kısmı için banka referans mektubu sunmadığı gerekçesiyle, yukarıdaki mevzuat maddeleri gereği teklifleri geçersiz sayılmıştır. yukarıda söylediğim gibi, iş ortaklığında herhangi bir ortak banka referans mektubunu sunarken, konsorsiyumlarda her ortak kendi kısmı için referans mektubu sunmalıdır.

8) Banka referans mektubunda isteklilerin unvanlarının tam olarak yazılmaması 

22.02.2017 tarihli ve 2017/UH.III-610 sayılı Kik kararında firma unvanlarının bazı belgelerde eksik yazıldığı(banka referans mektubu dahil) gerekçesiyle tüzel kişiliğin tanımlanamadığı ve nevinin belirli olmadığı anlaşıldığından dolayı teklifleri geçersiz sayılmış ve bilgi tamamlatma yoluyla da düzeltilemeyeceği kararı verilmiştir. 

9) Banka referans mektubunun %10 kriterini sağlamaması

22.02.2017 tarihli 2017/UY.III-611 karara göre firma şikayet başvurusunda banka referans mektubunun banka tarafından hatalı hazırlandığının, bu hatanın bankaca kabul edildiğini belirtmiş ve bilgi tamamlatma kapsamına gireceğini belirtmiştir. buna göre verilen kararda, mektup üzerinde mevduat ve nakdi kredinin 0,00 tl olduğu gayrinakdi kredinin ise 120.000,00  TL olduğu ve isteklinin teklifi olan 3.950.000,00 TL nin %10´unu karşılamadığı ve bu hususun belgedeki asli unsurlardan biri olduğu gerekçesiyle tamamlatılamayacağı sebebiyle itiraz reddedilmiştir.

10) Banka referans mektubu üzerinde tarihin bulunmaması

03.08.2016 tarih ve 2016/UY.II-1945 sayılı kararda, öncelikle davacı firma itirazen şikayette bulunmuş, verilen kararda, sunulan banka referans mektubunda  düzenlenme tarihinin bulunmadığı; bu nedenle ilan tarihinden sonra düzenlenip düzenlenmediğinin anlaşılamadığı, öte yandan ilan tarihinden sonra düzenlendiğini tevsik edecek ihale adı veya İKN numarası gibi ibarelerin de bulunmadığı nedeniyle itiraz şikayet reddedilmiştir. Daha sonra davacı firma mahkemeye başvurmuştur. Mahkeme kararında;

Uyuşmazlıkta, davacı tarafından banka teminat mektubunun ihale ilan tarihinden
sonra alındığı ileri sürülerek banka teminat mektubu talebinin ilgili banka tarafından ihale ilan tarihinden sonra 25.05.2016 tarihinde alındığına ilişkin belgenin sunulduğu, ortak girişim olarak ihaleye teklif veren davacıların sunmuş oldukları banka referans mektubunda, muhatap idarenin ihaleyi yapan DSİ 5. Bölge Müdürlüğü olarak gösterildiği ve ilgili bankanın iki yetkilisinin imzasının bulunduğunun görüldüğü, banka referans mektubunda, banka referans mektubu ibaresi, tarih ve ihale kayıt numarası gibi bilgilerin yer almamasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 37/2. maddesi uyarınca bilgi/belge eksikliği kapsamında değerlendirilip makul bir süre verilerek tamamlatılabilecek nitelikte olması ve Yapım İşleri Uygulama Yönetmeliğinin 34. maddesinin 4'üncü fıkrası uyarınca banka teminat mektubunun teyidinin bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılacağının belirtilmesi karşısında, bu usule uyulmayarak, sunulan banka teminat mektubunda tarih bulunmaması nedeniyle davacıların teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemine karşı yaptıkları itirazen şikayet başvurusunun reddine ilişkin dava konusu Kurul kararında hukuka uyarlık görülmemiştir…” 

denilerek kamu ihale kurulu tekrar toplanmış ve 21.12.2016 tarihli 2016/MK-548 sayılı kararda firmanın belge geçerli saymıştır.

11) Banka referans mektubu üzerinde tarihin bulunmaması(Karar-2)

10 numaralı maddede geçen olayın benzeri başka bir firmanın da başına gelmiş, 08.11.2017 tarihli ve 2017/UH.I-3016 sayılı kararında da aynı nedenlerle itiraz şikayet reddedilmiş. mahkemeye gidilmiş yine mahkeme firmayı aynı gerekçelerle haklı bulmuş ve 14.02.2018 tarihli ve 2018/MK-60 sayılı kararla belge geçerli sayılmış.