NOTER ONAYLI SURET, BAŞKA BİR NOTERCE TEKRAR ONAYLANARAK İHALEDE KULLANILABİLİR Mİ?(ÖRNEK KİK KARARI-3)

Söz konusu karara "https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/KurulKararSorgu.aspx"  adresinden "Karar No" yu girerek ulaşabilirsiniz.

Toplantı No : 2016/019

Gündem No : 15

Karar Tarihi : 16.03.2016

Karar No : 2016/UY.I-779

BAŞVURU SAHİBİ:

Artım İnş. Proje Emlak Danışmanlık San. ve Tic. Ltd. Şti. - İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş.,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/143204 İhale Kayıt Numaralı “Kastamonu İnebolu 50 Yataklı Devlet Hastanesi Yapım İşi” İhalesi

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

İhale komisyonu tarafından “İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş.’ye ait iş deneyim belgesi olarak sunulan Serdar YAPRAK adına düzenlenmiş geçici mezuniyet belgesinin ilk olarak Ankara 18. Noterliği tarafından 19 Temmuz 2013 tarih 25577 yevmiye numaralı sureti çıkarılmış, bu suret üzerine Bakırköy 45. Noterliği 23 Kasım 2015 tarih 29619 yevmiye numaralı onay işlemi yapıldığı tespit edilmiştir” denilerek iş deneyim belgelerinin uygun görülmediği, ancak, İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş.ye ait iş deneyim belgesi olarak sunulan Serdar Yaprak adına düzenlenmiş geçici mezuniyet belgesinin noter tarafından onaylanması hususunun uygun görülmeyerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının hatalı ve hukuka aykırı olduğu, konuya ilişkin Türkiye Noterler Birliğince yayımlanan genelgelere göre, başka bir noterlikçe aslı görülerek usulüne uygun şekilde çıkarılmış örnek veya suretlerin 1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun 82’nci maddesi gereği aksi sabit oluncaya kadar geçerli bir belge olarak değerlendirilmesi gerektiği, sunulan belgeye ilişkin olarak başka bir noterlikçe görülerek onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay işlemi olduğu, belgenin aslı ile bir tutulmasının yasal bir zorunluluk olduğu, tekliflerinin ihale komisyonu tarafından değerlendirme dışı bırakılması işleminin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na, 1512 sayılı Noterlik Kanunu’na aykırılık teşkil ettiği, söz konusu hususla ilgili benzer Kurul kararları olduğu, ayrıca tekliflerinin 14.154.000,00 TL olarak ekonomik açıdan en avantajlı

teklif olduğu, ihale üzerine bırakılan isteklinin teklifinin ise 14.172.000,00 TL olduğu, ihale

kararında kamu yararı gözetilmediği, Kamu İhale Kanunu’nun en temel ilkelerinden olan

rekabet ve kaynakların verimli kullanılması ilkesinin ihlal edildiği iddialarına yer verilmiştir.

     Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

  12.01.2016 tarihli kesinleşen ihale komisyonu kararından, söz konusu ihalenin 24.11.2015 tarihinde gerçekleştirildiği, 26 adet dokümanın satın alındığı, doküman satın alanlardan 25’inin ihaleye teklif verdiği, 3 isteklinin fiyat teklifinin aşırı düşük teklif sınır değerinin altında olması nedeniyle aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, aşırı düşük teklif açıklaması istenilen isteklilerin belirtilen süre zarfında aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi Artım İnş. Proj. Em. Dan. San.ve Tic. Ltd. Şti.-İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı’na ait iş deneyim belgesi olarak sunulan Serdar YAPRAK adına düzenlenmiş geçici mezuniyet belgesinin Yapım İşleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinde belirtilen belgelerin sunuluş şekline uymadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin 14.172.000,00 TL fiyat teklifi ile Magnesia Yapı İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerine bırakıldığı görülmüştür.

     Bahse konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “…7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi'nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir. 7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi,

  Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

    (2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…” hükmü,

   1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun dokuzuncu kısmında yer alan “Noterlik işlemlerinin hükümleri” başlıklı 82’nci maddesinde “…Bu kanun hükümlerine göre belgelendirilen işlemler resmi sayılır.

       Noterler tarafından bu kısmın ikinci bölümünün hükümlerine göre düzenlenmiş olan hukuki işlemler, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

    Bu kısmın üçüncü bölümü hükümlerine göre noter tarafından yapılan imza onaylaması, onaylanan imzanın ilgiliye ait oluşunu belgelendirme niteliğinde bulunup, hukuki işlemlerin içindekileri kapsamaz. Bu işlemlerde imza ve tarih, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

     İkinci ve üçüncü fıkra hükümleri dışında kalan noterlik işlemleri aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir...” hükmü,

    Anılan Kanun’un dördüncü kısmında yer alan “Belirli bir kısmın örneğini vermek” başlıklı 96’ncı maddesinde “…İlgili, getirdiği her çeşit kağıdın tamamının veya bir kısmının örneğinin çıkarılmasını istediği takdirde, noter aslındaki şekli korumak şartı ile tamamını veya istenilen kısmı aynen yazar ve iş sahibine istediği kadar örnek verir…” hükmü,

    “Örneğin dairede saklanması” başlıklı 97’nci maddesinde “…Çıkarılan Örneklerden biri ilgiliye imza ettirilerek noter dairesinde saklanır.

   İlgilisine verilecek örneklere, bir örneğin dairede saklandığı yazılmakla beraber, geri verilen aslına da bu yolda ayrıca şerh verilerek mühürlenir…” hükmü,

    “Fotokopi ve benzeri usullerle örnek çıkarma” başlıklı 98’inci maddesinde “…Örnek, fotokopi veya benzeri usullerle de çıkarılabilir. Aslında bir bozukluk varsa, tasdik şerhinde açıklama yapılır…” hükmü yer almaktadır.

     Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek ve kimlere verilebileceği” başlıklı 94’üncü maddesinde “Örnek, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliği mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgedir….” hükmü,

       Anılan Yönetmelik’in “Örnek verme şekilleri” başlıklı 95’inci maddesinde “…a-İbrazdan örnek:

    İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

   İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur. İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

   Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır. İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

    Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

     Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.

      b - Daireden örnek:

0 noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir. Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (iş buörnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

      Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.

      c - Yabancı dilde yazılı kağıttan örnek
    Örneği istenen kağıt yabancı dilde yazılmış ise, evvela bu kağıt usulünce tercüme olunur. Sonra, yabancı dildeki kağıdın örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır. Ayrıca, gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir.

     d - Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma

      İlgili ister veya noter gerekli görürse fotokopi, teksir makinası, fotoğraf veya benzeri usullerle de örnek çıkartılabilir.

      Bu takdirde, tarifede gösterilen ücretler alınır ve diğer hususlarda yazılı örnek verilmiş gibi hareket olunur.

      e - Başka bir noterlikten örnek getirtme (Aracılık)

   Giderleri başvurulan notere verilmek sureti ile ve bu noterlik aracılığı diğer bir yerdeki noterlikten de bir işlemin örneği getirtilebilir.

      Bu gibi hallerde, başvurulan noter, diğer yerdeki notere ilgilinin isteğini yazı ile bildirmekle beraber, acele hallerde -telgraf, teleks veya telefonla durumu haber verir ve yazının gönderildiğini de açıklar.

     Örnek çıkarma ve onaylama giderlerinin tümü ile birlikte gerekli haberleşme masraflarını da ilgiliden tahsil eder. İşlemin gerektirdiği harç, vergi ve noterlik giderlerini, örneği çıkaran notere gönderir. Kendisi ücret tarifesi ile saptanan aracılık ücretini alır…” hükmü,

    Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında “İlgi: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız. İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

     Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

   Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir…” açıklaması,

    Anılan meslek kuruluşunun 15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında “İlgi: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,

       2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı, Genel yazılarımız.

      İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.
   Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda; …İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine… karar verilmiştir…” açıklaması,

    Aynı meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı Genelgesi’nde de “İlgi: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

      Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş, ...

İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına

uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine... karar verilmiştir…” açıklaması yer almaktadır.

      Diğer taraftan daha önce aynı konuya ilişkin olarak yapılan bir incelemeye esas olmak üzere Kurum tarafından Türkiye Noterler Birliğine 04.03.2010 tarihli ve 474/2926 sayılı yazı ile “Ankara 2. Noterliği tarafından yapılmış nihai onayın kamu ihale mevzuatı anlamında, suret veya fotokopisi görülerek yapılmış bir onay olarak mı yoksa belgenin aslına uygunluğuna yönelik yapılmış bir onay olarak mı değerlendirilmesi gerektiği hususunda” görüş sorulmuş olup, Türkiye Noterler Birliği tarafından gönderilen 19.03.2010 tarihli ve 6374 sayılı yazıda, işlem aslının Ankara 5. Noterliğinde yapılması, örneğinin de aynı noterlikçe çıkarılması ve bu örneğinde Adana 2. Noterliğince görülerek suret verilmesi nedeniyle bu onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu ifade edilmiştir.

       Dolayısıyla, başka bir noterlikçe aslı görülerek usulüne uygun şekilde çıkarılmış örnek veya suret Noterlik Kanunu’nun 82’nci maddesi gereği aksi sabit oluncaya kadar geçerli bir belge olduğundan, bu örnek üzerinden başka bir noterlikçe suret verilmesi işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu anlaşılmaktadır.

       Bu çerçevede ihale işlem dosyası kapsamında yapılan incelemede, başvuru sahibi Artım İnş. Proj. Em. Dan. San.ve Tic. Ltd. Şti.-İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı’nın özel ortağı İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş. tarafından iş deneyiminin tevsiki amacıyla sunulan geçici mezuniyet belgesi örneğinin üzerinde Ankara 18. Noterliği tarafından “İş bu suret aslının aynıdır” ve “Aslı tarafımızdan görülmüştür” şerhinin düşülerek 19.07.2013 tarihinde 25577 yevmiye numara ile onaylandığı, söz konusu örneğin üzerine Bakırköy 45. Noteri tarafından 23.11.2015 tarihinde 29619 yevmiye numarası ile ıslak imzalı ve mühürlü olarak “Aslına Uygundur” şerhinin düşüldüğü görülmüştür.

     Bu sebeple ilgilinin asıldan çıkardığı örneklerin fotokopiden onaylandığı anlamına gelmediği, çünkü noterliğin ıslak imza ve mührünü taşımayan örnekten aynı noter veya başka noterler tarafından örnek verilemeyeceği anlaşıldığından, asıl belgeden çıkarılan noter onaylı örnekler üzerinden başka noterlikçe görülerek suret verilmesine dair onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu anlaşılmıştır. 
    Diğer taraftan, Bakırköy 45. Noterliği tarafından “Aslına Uygundur” kaşesi yapılarak imzalanan belge üzerinde, onaylama esnasında aslının ya da Ankara 18. Noterliği tarafından çıkarılan ıslak imzalı ve mühürlü örneğin görülmediğine dair başkaca bir ibare bulunmadığı, Diğer bir ifadeyle, söz konusu belgenin sureti veya fotokopisi görülerek onaylandığına dair ya da “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşımadığı,

   Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinde yer alan “…Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup…” hükmü uyarınca Bakırköy 45. Noteri tarafından “Aslına Uygundur” şeklinde şerh düşüldüğü de göz önüne alındığında, idarece yapılan işlemin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

   Dolayısıyla, ihale dokümanı ile mevzuatta yer alan düzenlemeler ve Türkiye Noterler Birliğinden alınan görüş doğrultusunda (ilgili Birlik’e sorulan örnek olay ile incelemeye konu hususun benzer olduğu dikkate alındığında) başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan geçici mezuniyet belgesinin aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnek niteliği taşıdığı anlaşılmış olup, söz konusu noterlik işlemlerinin aksi sabit oluncaya kadar

geçerli olduğu ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 31’nci maddesi uyarınca aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerin asıl belge gibi işlem göreceği hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu

sonucuna varılmıştır.

 Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Artım İnş. Proj. Em. Dan. San.ve Tic. Ltd. Şti.-İKY İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı’nın teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.