NOTER ONAYLI SURETİN SURETİ, ASIL BELGE OLARAK İHALELERDE KULLANILABİLİR

      Yazı başlığında gördüğünüz gibi noter tarafından çıkarılan asıl belgelerin, çoğaltma yoluyla aynı noterden tekrar çıkarılan onaylı suretleri de asıl belge olarak kullanılacağı gibi, bu suretlerden çıkarılan onaylı suretler
de asıl belge olarak ihalelerde kullanılabilir. Eğer bu belgeler Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95. maddesine uygun olarak çıkarılıyorsa idareler bu belgeleri asıl belge olarak kabul etmek zorundadırlar. Aşağıda bu konuda örnek Kik kararını vermeden önce mevzuat bize ne diyor ona bakalım. Mal alımı ihalelerinin 29. maddesi Belgelerin sunuluş şekli hakkında şöyle demektedir: "...uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
            (2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup..."

      Öte yandan idari şartnamelerin 7.7.1. maddesi de "İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır." demektedir. Zaten bu maddeler noter onaylı belgelerin de ihalelerde asıl belge olarak kullanılabileceğini söylemektedir. Eğer bu belgeler gereken şekil şartlarını taşıyorlarsa asıl belgelerdir aynı zamanda. Bu konuda idarelerin şekil şartlarını karşılamış noter onaylı suretleri kabul etmemesini anlamak mümkün değil. Sonuçta noterlik kurumu bir nevi onay merciidir ve yaptığı iş resmi bir işlemdir. Şimdi örnek Kik kararımıza geçelim; 

      19.07.2017 tarihli 2017/UM.I-1933 numaralı Kik kararının bir kesitini buraya bırakıyorum. Söz konusu Kik kararına Ekap-Sorgulama İşlemleri-Kurul Kararları(Uyuşmazlık/Düzenleyici/Mahkeme) üzerinden ulaşabilirsiniz.(https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/KurulKararSorgu.aspx)

          "Yapılan inceleme sonucunda, Adalım İnşaat Otomotiv Temizlik İşleri Bilgisayar Büro Makinal. Kır. San. ve Tic. Limited Şirketi tarafından sunulan imza sirkülerinin ilk olarak İstanbul 21. Noterliği tarafından düzenlendiği, daha sonra başvuru sahibi tarafından yine aynı noterlikten belgenin suretinin çıkarıldığı, yapılan bu işlemin Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95’inci maddesinin (b) bendinde düzenlenen “Daireden Örnek” verme işlemi niteliğinde olduğu, bu işleme ilişkin olarak anılan maddede belirtilen kapsamda belge altına şerh düşüldüğü, daha sonra başvuru sahibi tarafından aynı noterlikten tekrar suret çıkarıldığı, yapılan bu işlemin de “Daireden Örnek” verme işlemi niteliğinde olduğu ve bu işleme ilişkin olarak da belge altına şerh düşüldüğü, her ne kadar başvuru sahibi tarafından ihalede 28.01.2015 tarihli ve 0797 yevmiye numaralı işlem ile İstanbul 21. Noterliği tarafından onaylanan imza sirküleri suretinin sunulduğu ve suretin altında da “Bu Örneğin, dairede saklı 5.9.14 tarih ve 7209 yevmiye numaralı işlemin aynı olduğu..” şerhinin yer aldığı görülse de, belgenin ilk olarak İstanbul 21. Noterliği tarafından 19.03.2013 tarihinde düzenlendiği, daha sonra yine aynı noterlik tarafından 05.09.2014 tarihli ve 07209 yevmiye numaralı işlem ile ilgilisine imza sirkülerinden suret verildiği, bu işleme ilişkin olarak belgenin altına “Bu örneğin, dairede saklı 19.3.13 tarih ve 2385 yevmiye numaralı işlemin aynı olduğu…” şerhinin düşüldüğü anlaşıldığından, başvuru sahibi tarafından sunulan imza sirkülerini ilk düzenleyen ve daha sonra bu belgeden suret çıkartarak onaylanan noterliğin aynı noterlik olması, yapılan işlemlerin silsile yoluyla takibi sonucu, başvuru sahibi tarafından ihalede sunulan imza sirkülerine ilişkin olarak noterlik tarafından yapılan “Daireden Örnek” verme işlemi ile birlikte verilen suretin aslına uygunluğunun onaylanmış olduğu, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95’inci maddesinin (b) bendi uyarınca daireden örnek verildiği şeklinde şerh düşülmesinin, dairede mevcut yasa ve yönetmeliğe uygun olarak hazırlanmış bir belgeye ilişkin onaylama işleminin yapıldığının anlaşılması gerektiği ve bu şekilde onaylanmış bir belgenin geçersiz sayılamayacağı değerlendirilmiş olup, bu nedenle söz konusu imza sirkülerinin suretin sureti olarak onaylanmasından dolayı idare tarafından kabul edilmeyerek başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır. Dolayısıyla başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür."