MÜSTENİDAT OLARAK SUNULAN TİCARET SİCİL GAZETELERİ İHALELERDE KULLANILABİLİR Mİ?

Bilindiği gibi Kamunun açmış olduğu ihalelere katılmak için firmalar tarafından ihale dosyası kapsamında sunulması gereken belgeler vardır ve 4734 kamu ihale kanunu, ihale uygulama yönetmelikleri, kamu ihale genel tebliği, ihale şartnameleri vs. dökümanlarda, ihale kapsamında sunulması gereken belgelerin ne şekilde olması gerektiği yazılmaktadır. fakat zaman zaman idareler ve firmalar arasında belgelerin şekil şartları konusunda husumetler olabilmekte ve yönetmeliklerdet, tebliğde ve kanunda bu anlaşmazlıkları çözüme kavuşturacak bilgi bulunamayabilmektedir. Böyle durumlarda da bu anlaşmazlıklar hakkında daha önce verilen Kik Kararları imdadımıza yetişebilmektedir. Bu yazımızda ihale dosyası kapsamında imza sirkülerinin arkasında sunulan ticaret sicil gazetelerinin noter tarafından "müstenidattır, tek başına kullanılamaz" şerhinin söz konusu ticaret sicil gazetelerini geçerli kılıp kılmayacağı gösterilmektedir. Lafı uzatmadan bu Kik kararlarından birine bakalım.   

 Söz  konusu Kik Kararına  "https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/KurulKararSorgu.aspx" linkinden ulaşılabilir.

Toplantı No	: 2018/022
Gündem No	: 36
Karar Tarihi	: 17.04.2018
Karar No	: 2018/UH.II-800

BAŞVURU SAHİBİ:

ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Milli Savunma Bakanlığı İstanbul İnşaat Emlak Bölge Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/81366 İhale Kayıt Numaralı “B-1, B-2, C Blok Lojmanların Onarılması ile A, D, E Blok Lojmanların Çatı Onarımı İşinin Yapılması Maksadıyla Hizmet Projesi Yapımı” ihalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Milli Savunma Bakanlığı İstanbul İnşaat Emlak Bölge Başkanlığı tarafından 27.02.2018 tarihinde pazarlık usulü ile (21/f) gerçekleştirilen “B-1 B-2, C Blok Lojmanların Onarılması İle A, D, E Blok Lojmanların Çatı Onarımı İşinin Yapılması Maksadıyla Hizmet Projesi Yapımı” ihalesine ilişkin olarak ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketinin 09.03.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.03.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.03.2018 tarih ve 18488 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.03.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/469 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

        İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, MSB İstanbul İnşaat Emlak Bölge Başkanlığı tarafından 2018/81366 İKN'li “B-1, B-2, C Blok Lojmanlarının Onarılması ile A, D, E Blok Lojmanlarının Çatı Onarımı İşinin Yapılması İşi”nin 27.02.2018 tarihinde ihale edildiği, kesinleşen ihale kararı bildirim yazısında firmalarının İdari Şartname'nin 7.1.b.2'nci maddesi gereğince teklif dosyası kapsamında sunulan ticaret sicil gazetesinde tüzel kişiliğin ortaklarına ait Kamu İhale Genel Tebliği'nin 10.A.1'inci maddesinde açıklanan ad, soyadı/ticaret unvanı ve ortaklık oranları bilgisinin bulunmaması, bu bilginin Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması durumunda bu hususları gösteren belgelerin de teklif kapsamında sunulmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği, firmalarının teklif dosyası kapsamında İdari Şartname'nin 7.1'inci maddesinde belirtilen tüm kriterleri içeren evrakları sunduğu,  teklif dosyaları kapsamında ticaret sicil gazetesi ile birlikte sundukları 14.11.2014 tarihli ve 22883 sayılı Ankara 43. Noterliği tarafından düzenlenmiş olan imza sirkülerinde firmayı temsil ve ilzama yetkili şirket müdürünün Arzu Demirörs Öztürk olduğunun görüldüğü, aynı imza sirkülerinin arkasında Türkiye Ticaret Sicil Müdürlüğüne yazılan Ankara Ticaret Sicil Müdürlüğü yazısında firmanın tek kişilik şirket olduğunun belirtildiği, teklif dosyasında sunulan ticaret sicil gazetesi ile imza sirkülerinin birbirini tamamlayıcı nitelikte belgeler olduğu, Yönetmelik hükmünün aradığı bilgileri ihtiva eden imza sirkülerinin hükmün lafzındaki "veya bu hususları gösteren belgeler" kapsamında değerlendirilmesi gerektiği, firmalarının aynı belgelerle bir çok idarenin ihalelerine katılmış olduğu, ilk defa bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakıldıkları, idare tarafından teklif dosyaları kapsamında imza sirküleri müstenidatı olarak sunulan belgenin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 38.1.b maddesinde belirtilen “veya bu hususları gösteren belgeler” kapsamında değerlendirilmediği, noter onaylı imza sirkülerinin müstenidatı niteliğindeki belgeyi normal boyutunun %30'u boyutunda olduğu gerekçesi ile okunması mümkün olmayan fotokopi olarak değerlendirdiği, Kamu İhale Kanunu'nu ve ihale dokümanlarının hiç birinde sunulacak belgelerin hangi punto ile sunulacağına yönelik bir bilgi ve sınırlama bulunmadığı, kaldı ki evrakların tümünün tanzimi ve müstenidat belgelerin ilgili noterlikçe tanzim edilerek taraflarına verildiği, imza sirkülerinin müstenidatında firmalarının tek kişilik olduğunun belirtilmiş olduğu, tek kişilik firmanın tüm hisselerinin firma sahibine ait olduğu, ayrıca ortaklık oranının belirtilmesine gerek bulunmadığı, teklif dosyalarında eksik hiç bir evrak olmadığı, teklif dosyası kapsamında sunulan ticaret sicil gazetesinde toplantıya katılanların Arzu Demirörs Öztürk olarak belirtildiği, firma ortağı bulunmadığı için salt çoğunluğun söz konusu olmadığı, internet üzerinden sunulan Ticaret Sicil Gazetesi’nden sonra hisse durumunda herhangi bir değişiklik olmadığının teyit edilebileceği, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

...

İdareye  yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38.1.b maddesinde tüzel kişi olunması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri ve ya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi’nin, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesi’nde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri ve ya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olduğunun hüküm altına alındığı, başvuru sahibi tarafından sunulan teklif kapsamındaki ticaret sicil gazetesinde mevzuatta öngörülen tüzel kişiliğin ortaklarına ait ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları ve tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlilere ait herhangi bir bilginin bulunmadığı, sunulan gazetenin dışardan atanan  şirket müdürünün yetkisinin iptaline ilişkin olduğu, teklif kapsamında sunulan imza sirkülerinde şirketi münferiden temsil ve ilzama Arzu Demirörs Öztürk’ün yetkili olduğunun anlaşıldığı, ancak şirket ortakları ve ortaklık oranlarını gösteren herhangi bir belgenin bulunmadığının anlaşıldığı, imza sirkülerinin arkasına noterlikçe küçültülerek basılan müstenidat belgelerinde ortaklık oranlarına ait herhangi bir bilginin bulunmadığı, bu nedenle söz konusu müstenidatın “bu hususlar gösteren belgeler” olarak değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, teklif kapsamında sunulan Ticaret Sicil Gazetesi’nde toplantıya Arzu Demirörs Öztürk’ün tek başına katılmasının şirketin tek ortağı olduğunu göstermediği, şirket ortaklık oranının ticaret sicil gazetelerinin resmi olarak yayınladığı internet adresinden sorgulanabileceği iddiası ile ilgili olarak, söz konusu sitenin isteklilerin teklif dosyasında sunduğu belgelerin teyidi ya da bilgi eksikliği maksadıyla kullanılabileceği, bu kapsamda yapılan sorgulamada  şirketin 2014/3 sayılı kararının yayınlandığı ve hisse devri ve şirket ortaklık durumunu gösteren 17 Kasım 2014 tarih ve 8695 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nin mevcut olduğu, ancak isteklinin teklifi kapsamında sunulmadığı ifade edilerek başvuru reddedilmiştir.

...

Bu kapsamda başvuru sahibi ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketi tarafından teklif dosyasında tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin sunulduğu, sunulan sirkülerin ekinde, dayanak kısmında Ankara Ticaret Sicili Müdürlüğünün 137647 sicil numarasında kayıtlı bulunan 12.11.2014 tarihinde tescil ve ilanı yapılan şirkete ait Ankara 40. Noterliğince tanzim edilen ve 34193 yevmiye numarası ile onaylanan 03.11.2014 tarihli ve 4 nolu karara göre şirket müdürlüğüne 20 yıl süreyle Arzu Demirörs Öztürk’ün seçildiği ve yine Ankara Ticaret Sicil Müdürlüğü tarafından 13.11.2014 tarihli “aslı gibidir” onaylı belgeye göre Ankara 40. Noterliğinin 13.11.2014 tarihli 34639 nolu yevmiye numarası ile onaylı 13.11.2014 tarihli 2014/6 nolu  karara göre Metin Öztürk’ün yetkilerinin iptal edildiğinin belirtildiği, Ankara Ticaret Sicil Müdürlüğünün  anılan yazılarının ve 2014/4 nolu kararın müstenidat olarak eklendiği, belgeler üzerinde “müstenidattır tek başına kullanılamaz” ifadesinin bulunduğu,  

Söz konusu imza sirkülerinde “ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketi ünvanlı şirketin Ankara Ticaret Sicil Müdürlüğü tarafından 11.12.2014 tarihinde verilen aslı gibidir belgeye istinaden, Ankara Ticaret Sicili Müdürlüğü’nün 137647 sicil numarasında kayıtlı bulunan 12.11.2014 tarihinde tescil ve ilanı yapılan yukarıda ünvanı yazılı bulunan mezkür şirkete ait Ankara 40. Noterliğinden tanzim ve onaylı 34193 yevmiye numarası ile onaylanan 03.11.2014 tarihli 4 nolu karara göre, Arzu Demirörs Öztürk’ün 20 yıllığına resmi ve özel daireler,müesseseler, tüm bankalar, gerçek ve tüzel kişiler ve firmalar, yabancı şirketler nezdinde tam bir yetki ile temsile,…. şirket adına ihalelere girmeye, ihaleler için teminat yatırıp çekmeye, şirket adına ihalelerde artırma ve eksiltme yapmaya ….en geniş şekilde münferiden temsil ve ilzama yetkili kılınmıştır.”   ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

İmza sirkülerine dayanak teşkil eden Ankara Ticaret Sicili Müdürlüğünün yazısında ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketinin tek kişilik bir şirket olduğunun belirtildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında 18.11.2014 tarihli ve 8696 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’ni sunduğu, söz konusu gazetenin 13.11.2014 tarih ve 2014/6 nolu karara istinaden 03.11.2014 tarih ve 2014/4 nolu karara göre dışarıdan müdür olarak seçilen Metin Öztürk’ün yetkisinin iptaline ilişkin olduğu, toplantıya katılan kişi olarak ta Arzu Demirörs Öztürk’ün belirtildiği  görülmüştür.  

İmza sirkülerine dayanak Ticaret Sicil Müdürlüğü tarafından tescil edilen 03.11.2014 tarih ve 2014/4 nolu ortaklar kurul kararı ile teklifte sunulan 18.11.2014 tarihli Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’ndeki bilgiler birlikte değerlendirildiğinde, ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketinin son durumda tek ortaklı limited şirket olduğu ayrıca dışarıdan şirketi temsile yetkili müdür bulunmadığı dolayısıyla Arzu Demirörs Öztürk’ün hem şirketin tek ortağı hem de temsile yetkili müdürü olduğu anlaşılmaktadır.

Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin resmi internet sitesinden yapılan incelemede, ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketinin imza sirkülerine dayanak ortaklar kurulu kararının 17.11.2014 tarihli ve 8695 sayılı gazetede ilan edildiği görülmüştür.

 Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin resmi internet sitesinden yapılan incelemede, ARM Mühendislik Hizmetleri Limited Şirketine ilişkin ortaklık yapısı ve temsil yetkisine ilişkin değişikliği gösteren son gazetenin 18.11.2014 tarihli ve 8696 sayılı gazete olduğu, şirket ortaklık yapısına ve temsil yetkisindeki değişikliğe ilişkin daha sonraki bir ilanın bulunmadığı tespit edilmiş olup teklifte yer alan belgelerin şirketin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile yönetimdeki görevlileri belirten son durumu gösterir bilgileri içerdiği, bununla birlikte, imza sirkülerine dayanak ortaklar kurulu kararının Yönetmelik’in aktarılan maddesindeki “…veya bu hususları gösteren belgeler” kapsamında değerlendirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

          Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde, müstenidatın ayrı bir belge olarak kullanılması mümkün olmamakla birlikte, noterin, imza sirkülerine dayanak kabul ettiği bir belgedeki bilgilerin doğru olduğunun ve bu belgenin aslına uygunluğunun kabul edilmesi gerektiği, söz konusu belgelerin İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesi kapsamında tüzel kişiliğin ortaklarını ve yönetimindeki görevlilerin son durumunu gösterir “veya bu hususları gösteren belgeler” olarak kabul edilmesi gerektiği değerlendirilmiş olup bu nedenle idare tarafından başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde tesis edilen işlemin mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.