TEKLİF MEKTUPLARI KİM TARAFINDAN İMZALANIR

    Bilindiği üzere ihalelere teklif veren firmaların ihale dosyasında sunduğu bazı belgelerinin firma adına imzalanması gerekiyor. Bu belgelerin bazısının(teklif mektubu, teklif cetveli,iş ortaklığı beyannamesi vb.) imza atmak için firma tarafından yetkilendirilmiş yetkili kişilerce imzalanması gerekirken bazı belgelerin(teklif zarfının yapıştırılan yeri vb.) ise yetkili kişilerce imzalanmasına gerek yoktur. Ancak imzalanması gereken tüm belgelerin yetkili kişilerce imzalanmasında yarar vardır.  

     Teklif mektupları ve teklif cetvelleri gibi belgelerin firma adına yetkili kişilerce imzalanması gerektiğini söylemiştim. Bu belgeler bizzat imza atmaya yetkili kişilerce imzalanabileceği gibi , bu kişilerce yetki verilmiş vekiller aracılığıyla da imzalanabilir ve atılan imzaların idare tarafından da teyit edilebilmesi gerekmektedir. Bu teyitlerin nasıl yapılacağına geçmeden önce mevzuatta teklifi imzalama hakkında neler hüküm altına alınmış bir bakalım.

• 4734 sayılı kanunun "Tekliflerin ve Başvuruların sunulması" başlıklı 30. maddesinde "...Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir. ...teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur." Bu maddede kalın olarak işaretlediğim "istekli" ibaresi, herhangi bir kişi tarafından imzalanabileceği anlamına gelirken, "yetkili kişilerce" ibaresi ise atılacak imzanın sadece o imzayı atmaya yetki verilmiş kişiler anlamına gelmektedir.  
• Mal alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinde de "Başvuru ve teklif mektuplarının şekli" başlıklı 52. maddesinde "Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması. Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

Şimdi geçelim yetkili kişilerce atılan imzaların teyidi konusuna;
      Yetkili kişilerce atılan imzaların, resmi belgeler üzerinden teyit edilmesi gerekiyor. Bu belgeler ise örneğin mal alımı uygulama yönetmeliğinin 36. maddesinde "(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

...

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur."

Yukarıdaki verdiğim kanun maddesi içeriği hizmet alımı ihaleleri uygulama yönetmeliğinin ve yapım işleri ihaleleri uygulama yönetmeliğinin 38. maddelerinde yine geçmektedir.

       Demek ki yetkililerce atılan imzaların tasdikini teyit eden belgeler şirket türüne göre değişiyor.

bildiğimiz üzere firmalar, gerçek ve tüzel kişi olarak ikiye ayrılmaktadır. Buna göre gerçek kişi firmalar için imza beyannamesi yeterliyken, tüzel kişi firmalar için, tüzel kişi firmayı temsile yetkili olanları gösteren imza sirkülerinin sunulması gerekir. 

Bunun yanında her iki şirket türü için de geçerli olarak, ihaleye katılacak şirketler için imza yetkisi olmayan kişilere temsil yetkisi verilmek için, temsil edecek kişi adına çıkarılacak vekaletname ve o kişinin imza beyannamesi de yukarıdaki maddede ifade edildiği gibi ihale dosyasında sunulmalıdır.

Şimdi ise birkaç hayali örnek üzerinden yukarıdaki ifadeleri pekiştirelim. 

      Örnek 1)  Kemal Ticaret adında bir şahıs işletmesi olsun ve bu şahıs işletmesini  kendi ad ve hesabına yöneten kişi de Kemal Aytürk adında biri olsun. Bu şahıs işletmesi adına ihale belgelerine imzaları atacak kişi de Kemal Aytürk´tür. Bu kişinin imza beyannamesinin ihale dosyasında sunulması gerekmektedir.

      Örnek 2) Bu şahıs işletmesinin, ihaleye teklif vermesi için Kemal Aytürk´ün, Kutay Demir adında birine yetki verdiğini düşünelim. İhale dosyasında Kemal Aytürk´in imza beyannamesi, Kutay Demir için noterde çıkarılacak yetki süresi olarak ihale tarihini de kapsayan vekaletname ve Kutay Demir adına çıkarılan imza beyannamesinin sunulması gerekmektedir.

Şahıs işletmeleri için söyleyeceklerim bu kadardı. Geçelim tüzel kişi  işletmelere. 

       Genelde  tüzel kişi işletme deyince hemen aklımıza limited ve anonim şirketler gelir. Bu şirketler kendileri bir kişiliktir. Gerçek kişiler bu tüzel kişiliklerin nam ve hesabına işlem yaparlar. Tüzel kişi şirketlerde yetkili kişiler limited şirketlerde müdürler iken, anonim şirketlerde bu temsil yetkisi yönetim kurulundadır. Temsil yetkisini gösteren belge ise imza sirküleridir. Şimdi örneklere geçebiliriz.

        Örnek 3) Abc Gıda ltd.şti. isimli bir limited şirket olsun ve bu şirketin B.K. adında müdürü olsun. Demek ki bu firmada temsil yetkisi B.K. de imiş. Bu firmanın B.K. için çıkarttığı imza sirkülerinin dosya içinde olması gerekiyor. 

        Örnek 4) Yine Abc Gıda ltd.şti. üzerinden gidelim. Bu sefer bu iki şirketin B.K. ve C.N. adında iki müdürü olsun. Yine aynı şekilde bu müdürler için çıkarılan imza sirkülerinin dosyada bulunması gerekiyor. Eğer bu müdürlerin temsil yetkisi münferit ise tek bir müdürün imzası yeterliyken, bu müdürlerin yetkisi müşterek ise her iki müdürün imza atması gerekiyor. 

       Örnek 5) Abc Gıda ltd.şti.nin normalde müdür olmayıp(yani imza sirkülerinde adı geçmeyen) F.G. adında bir kişiye ihalede imza atma yetkisi verdiğini düşünelim. Bunun için müdürlerin ya da müdürün F.G. adlı kişiye ihalelere katılabileceğine dair noterden vekaletname çıkartması gerekiyor. Bu durumda ihale dosyasında imza sirkülerinin yanında, F.G. için çıkarılan vekaletname ve F.G. adlı kişinin imza beyannamesinin de olması gerekiyor.

      Anonim şirketlerde de durum hemen hemen limited şirketlerle aynıdır. O yüzden farklı bir örnek vermeye gerek yok. Anonim şirketler büyüklüğüne göre imza sirkülerini, A,B,C veya 1.,2. dereceden şeklinde de yapmış olabilir. Ama sonuçta değişen birşey yok. Eğer ihalelere teklif vermek için imza sirkülerinde adı geçenler teklifi imzalamışsa, imza sirküleri yeterli; imza sirkülerinde ihalelere teklif vermek için adı geçmeyen herhangi biri teklifİ imzalamış ise Örnek 5 teki belgelerin ihale dosyasında olması gerekiyor.