İBRAZ EDİLENİN ASLININ AYNIDIR İBARELİ BELGELER GEÇERLİ Mİ?

   Bu yazımda firmalar tarafından ihale dosyasında sunulan noter onaylı suretlerin idarelerce geçersiz sayılmasının mevzuata uygun olup olmadığı konusunu işleyeceğim.

   Firmalar ihale dosyasına bazı belgelerin asıllarını koymak yerine bu belgelerin fotokopilerini idare yetkililerine aslı gibidir yaptırarak koymaktadır. bu noktada bir sıkıntı yok. ihale dökümanlarından biri olan idari şartnamelerin 7.7.3. maddesi der ki; "İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler." yani firmalar ihale dosyasında sunulması istenilen belgelerin asılları yerine bu asılların fotokopilerini, idare yetkililerine "aslı idarece görülmüştür" işlemi yaptırabiliyorlar. Yani diyelim ki ihale dosyası kapsamında imza sirküleri v.b. belgelerin aslı yerine, "aslı idarece görülmüştür" yaptırdıkları fotokopilerini teklif dosyasında sunabilirler.

    Ayrıca belgelerin aslı yerine, noter onaylı suretlerini de  asıl belge olarak kullanarak idarelere bu noter onaylı suretlerin fotokopilerini  "aslı idarece görülmüştür" yaptırabilirler. idari şartnamenin 7.7.1. maddesi bu konuda der ki; "İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır." sonuç olarak firmalar, ihale saatinden önce belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış suretlerinin fotokopileri üzerine "aslı idarece görülmüştür" işlemi yaptırarak ihale dosyasında bu belgeleri sunabilirler.

      Belgelerin aslını göstererek bu asılların fotokopileri üzerinde "aslı idarece görülmüştür" işlemi yapılmasında bir sakınca yok. ancak noter onaylı suretlerin fotokopileri üzerinde "aslı idarece görülmüştür" işlemi yapılması bazı idarelerce geçersiz bir işlem olarak addedilmekte ve firmaların tekliflerini geçersiz saymaktadırlar. buna gerekçe olarak da yine idari şartnamenin 7.7.2. maddesini referans göstermektedirler: "Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir." Çünkü noter onaylı belgeler eğer ibraz usulü ile çıkarılmışsa suret belge üzerinde noter tarafından basılan "işbu örnek ibraz olunan aslının aynı olduğunu onaylarım" kaşesi bulunmaktadır ve bu cümle içerisinde bulunan "ibraz" kelimesi idareleri tereddüde düşürmektedir ve idari şartnamenin yukarıda belirttiğim 7.7.2. maddesine dayanarak firmaların tekliflerini geçersiz kabul etmektedirler. 

   Ancak idari şartnamenin 7.7.2. maddesinde belirtilen "ibraz edilenin aynıdır" şeklindeki noter onaylı belgelerin kabul edilmeyeceği ifadesi, aslında fotokopi üzerinden noter onaylaması yapıldığında söz konusudur ki zaten noterler fotokopi üzerinden onaylama yapmamaktadır ve belgelerin aslını istemektedirler onaylama işlemini yapabilmek için.

     Burada noterden söz açılmışken Noterlik Kanunu Yönetmeliğinde geçen, bizi ilgilendiren örnek çıkartma usullerinden de bahsetmek gerekmektedir. İlgili yönetmeliğin 95. maddesine göre ihale kanununu ilgilendiren iki tür örnek çıkartma işlemi yapılmaktadır:

• İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur. 

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. ibraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

• Daireden örnek:

            0 noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir

Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.

Her iki örnek çıkarma işlemi de, çıkarılan o suretlerin noter tarafından onaylı olduğunu göstermektedir. Daireden örnek çıkarma işlemi, daha önce noter tarafından çıkarılan(örneğin, imza sirküleri, imza beyannamesi, vekaletname v.b.) belgelerin, firmanın ihtiyacına istinaden örneklerinin çıkarılmasıdır. İbraz örnek çıkarma işlemi ise daha önce noter tarafından çıkarılmayan(iş deneyim belgesi, ticaret sicil gazetesi, tıbbi cihaz satış yetki belgesi, bilanço, gelir tablosu v.b.) belgelerin, firmanın ihtiyacına istinaden örneklerinin çıkarılmasıdır ve her iki örnek çıkarma işlemine göre yukarıda belirtilen ilgili şerhler konur. Burada şunu da belirtmek gerekir ki, sadece daha önce noter tarafından çıkarılan belgeler "daireden örnek" usulüne göre tekrar çıkarılır. Daha önce ilk olarak noter tarafından çıkarılmayan bir belge, "daireden örnek" usulüne göre çıkarılamaz, "ibrazdan örnek" usulü uygulanır sadece. Örneğin, iş deneyim belgelerini ele alalım. İş deneyim belgeleri, idareler tarafından çıkarılmaktadır. Bu nedenle bu belgelerin noter onayı yapılırken "ibrazdan örnek" usulü uygulanır. Başka bir örnek olarak imza sirkülerini ele alalım. İmza sirküleri ilk olarak noterler tarafından çıkarıldığı için daha sonra imza sirkülerinden örnek çıkarma yapılacağı zaman, "daireden örnek" çıkarma işlemi yapılacaktır.  

    Yukarıda belirttiğim gibi "ibrazdan örnek" çıkarma usulüne göre çıkarılan örnekler, idareleri tereddüde düşürmekte ve noter onaylı bu suretleri ihale dosyasında sunan firmaların tekliflerini geçersiz saymaktadırlar. Teklifleri bu nedenle geçersiz sayılan firmalar da haklı olarak, şikayet ve itirazen şikayet haklarını kullanarak Kamu ihale Kurumunun kapısını çalmaktalar. Bu durumda, Kamu İhale Kurumu, firmaları haklı bulmakta ve "ibrazdan örnek" çıkarma usulüne göre çıkarılan noter onaylı suretlerin de teklif kapsamında sunulabileceğini ve bu örnek çıkarma işleminin mevzuata uygun olduğunu kararlarında sürekli belirtmektedir. 

      İbrazdan örnek çıkarma işlemi hakkında idari şartnameler,uygulama yönetmelikleri ve kamu ihale genel tebliği incelendiğinde bize bir bilgi vermiyorlar. bu yüzden Kik kararları bize yol gösteriyor. örneğin, 2018/UY.I-1617 numaralı Kik kararına baktığımızda, burada, aşağıdaki resimde görüldüğü ibrazdan çıkarılan suretlerin mevzuata uygun olduğunu görmekteyiz.

Toplantı No : 2018/050 
Gündem No : 20
 Karar Tarihi : 06.09.2018 
Karar No : 2018/UY.I-1617 

BAŞVURU SAHİBİ: MRT1 İnş. Taah. San. Tic. A.Ş. - Özdemireller Harf. Nak. Tic. ve San. Ltd. Şti. Ortak Girişimi,
 İHALEYİ YAPAN İDARE: Karayolları 12.Bölge Müdürlüğü,
 BAŞVURUYA KONU İHALE: 2018/225524 İhale Kayıt Numaralı “Karayolları 12. Bölge Müdürlüğü 121 (Aşkale), 122 (Erzurum) ve 124 (Oltu) Şube Şeflikleri Yollarında Rutin Yol Bakım ve Onarımı ile Kar ve Buzla Mücadele İşlerinin Yapılması” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: 
      Karayolları 12.Bölge Müdürlüğü tarafından 12.06.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Karayolları 12. Bölge Müdürlüğü 121 (Aşkale), 122 (Erzurum) ve 124 (Oltu) Şube Şeflikleri Yollarında Rutin Yol Bakım ve Onarımı ile Kar ve Buzla Mücadele İşlerinin Yapılması” ihalesine ilişkin olarak MRT1 İnş. Taah. San. Tic. A.Ş. - Özdemireller Harf. Nak. Tic. ve San. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin 04.07.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.07.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.07.2018 tarih ve 38524 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.07.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
       Başvuruya ilişkin olarak 2018/1166 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR: 
      Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;
1) ...
2) İhale üzerinde bırakılan istekli Dicle Pro. İnş. A.Ş. – Enzel İnş. Taah. Taş. Güv. ve Tem. Hizm. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Ser-Bal Elekt. İnş. Gıda Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. – RÇ Yapı İnş. Müh. Tur. İth. İhr. San. ve Tic. A.Ş. Ortak Girişimi’nin ortaklarına ilişkin sunulan imza sirkülerinin aslından değil suretinden çıkarıldığı,
3)...
4) ...
5) ...
6)...
7) ...
8) ...
...
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
 İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir: … b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
 2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri.
 …
e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi
…
7.2. İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde;
7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1. maddesinin (a) ve (b) bentlerinde yer alan belgelerin ayrı ayrı sunulması zorunludur. İş ortaklığının tüzel kişi ortağı tarafından, iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine/en az % 51 hissesine sahip ortağına ait olması halinde bu ortak (h) ve (ı) bendindeki belgeyi de sunmak zorundadır.
 …
7.7. Belgelerin sunuluş şekli
7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi'nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi ve teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
 7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemelerine yer verilmiştir.
İhale üzerinde bırakılan istekli Dicle Pro. İnş. A.Ş. – Enzel İnş. Taah. Taş. Güv. ve Tem. Hizm. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Ser-Bal Elekt. İnş. Gıda Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. – RÇ Yapı İnş. Müh. Tur. İth. İhr. San. ve Tic. A.Ş. Ortak Girişimi’nin teklif dosyası incelendiğinde; ortakların tamamına ait imza sirkülerinin sunulduğu, pilot ortak Dicle Pro. İnş. A.Ş.nin imza sirkülerinin “ibraz edilen aslının aynı” olduğuna dair noter onayı taşıdığı; özel ortaklar Enzel İnş. Taah. Taş. Güv. ve Tem. Hizm. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve SerBal Elekt. İnş. Gıda Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile RÇ Yapı İnş. Müh. Tur. İth. İhr. San. ve Tic. A.Ş. bakımından imza sirkülerinin aslı yerine idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” anlamına gelecek "aslı gibidir" şerhi düşülmüş suretinin ibraz edildiği, dolayısıyla söz konusu imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemelere uygun olduğu tespit edilmiş, ...