İHALE TEKLİF ZARFI

Herkese merhaba. Geçmiş dönemlerde bir kamu kurumunun satın alma biriminde çalışmış biri olarak ve şu anda da özel bir şirketin bünyesinde ihale ve teklif uzmanı olarak, gerek kamuda satın alma birimlerinde çalışanlar  gerekse de özel sektörde ihale işlerini yürütenler için yol gösterici yazılar yazmaya karar verdim. işe ilk olarak teklif zarfıyla başlıyorum. Bilindiği üzere ihale dökümanlarında firmaların ihaleye katılabilmek için hazırlamak zorunda belgeler vardır. İhaleden ihaleye bu belgeler farklılık göstermektedir. ama farklı olmayan tek şey bu belgelerin bir teklif zarfı içinde idareye sunulması gerektiğidir. Teklif zarfının da taşıması gereken kriterleri vardır. bunlar; ihale dökümanları içinde bulunan idare şartnamenin 22.1 maddesinde belirtilmektedir. Buna göre teklif zarfı;

koşullarını sağlamalıdır. İdare bünyesinde çalıştığım dönemlerde firmaların ihalelere katılmak için hazırladıkları teklif zarflarına 22.1 maddesindeki bilgileri elle yazarak zarfları teslim etmekteydiler. aslında böyle yapmalarına hiç gerek yok.  Bu şekilde elle yazarak hataya da davetiye çıkarmış olursunuz. benden size tavsiye; bilgisayarda word dosyası açın ve aşağıdaki resimdeki gibi yapın 

ilk 4 satırda firma bilgilerini daha önceden yazmış olun. elinizin altında böyle bir teklif zarfı word dosyası olsun ve her ihale dökümanına bu word dosyasını ekleyin. 

Üstteki resimdeki gibi örnek word dosyanız olsun.word dosyasının ilk 4 satırını kendi firmanız için doldurun.

5. satırdaki ihale adı kısmına idari şartnamenin 2.1 maddesindeki a bendinde yazılı olan yeri kopyala yapıştır yapın. elle yazmayın kopyala-yapıştır işlemini yapın.

6. satıra idari şartnamenin 3.1 maddesinin a bendinde yazılı olan kayıt numarasını kopyala-yapıştır yapın

7. satıra idare şartnamenin 3.1. maddesinin d ve e bendindeki bilgileri kopyala-yapıştır yapın.

 8. satıra idari şartnamenin 1.1.maddesinin a bendindeki bilgileri kopyala yapıştır yapın.

9. satıra ise idari şartnamenin 1.1.maddesinin b bendindeki bilgileri kopyala-yapıştır yapın.

Siz de gireceğiniz ihaleler için teklif zarfında bulunması gereken bilgileri bu şekilde girip yazıcıdan çıktısını alarak teklif zarfına yapıştırabilirsiniz. kopyala-yapıştır işlemi sayesinde de hata yapmamış olursunuz. 

Teklif zarfında olması gereken diğer bir kriter ise teklif zarfının yapıştırılan yerinin kaşelenip imzalanmasıdır. Firmaların sık sık yaptığı hatalardan biri de teklif zarfının neresinin kaşe imza yapılması gerektiği üzerinedir. Kimi firmalar teklif zarfının ön yüzüne gerekli bilgileri kağıt ortamında yazıp kaşe imza yapmakta ve ayrıca zarfın yapıştırılan yerine de kaşe imza işlemi yapmaktalar. Burada sadece zarfın yapıştırılan yerinin kaşelenip imzalanması yeterlidir. Mevzuat bu konuda gayet açıktır.  

Sağdaki şekilde görüldüğü gibi zarfın birbirine yapıştırılan yerlerinin kaşelenip imzalanması yeterlidir. 

Ayrıca yeri gelmişken belirtmek gerekir ki 22.1 maddede belirtildiği gibi ihaleye katılmak için gereken belgelerin tek bir teklif zarfının içinde olması gerekmektedir. İncelediğim bazı KİK kararlarında firmaların geçici teminatlarını ya da teklif mektuplarını v.b. ayrı bir teklif zarfının içinde sundukları ve idareler tarafından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı durumlar geçmişte yaşanmıştır. Bu nedenle bu belgelerin tek bir zarf içinde idareye teslimi gerekmektedir.

Yazı dizisinin ilkini burada noktalamış bulunuyorum. Tekrar söylüyorum teklif zarfının üzerinde bulunması gereken idari şartnamenin 22.1. maddesinde istenen bilgileri yukarıda anlattığım gibi yaparsanız hata yapmamış olursunuz. Okuduğunuz için teşekkür ederim şimdiden.