SUNULMAYACAK BELGELER TABLOSU(LİSTESİ) NEDİR?

      Başlamış olduğum yazı dizisinin ikinci kısmını ihale dökümanlarındaki standart formlar içindeki sunulmayacak belgeler tablosu hakkında nedir, ne işe yarar, nasıl hazırlanır ve uygulamada gerek firmalara gerekse de idarelere ne gibi kolaylıklar sağlayacağını açıklamaya çalışacağım.

      19.06.2018 tarihinde yapılan değişiklerle birlikte ihale standart formlarının içine geçici kefalet senetleri dışında sunulmayacak belgeler tablosu da eklenmiştir. Sunulmayacak belgeler tablosu, söz konusu belgelerin bu tabloda belirtilmesi durumunda ihale dosyasının içinde sunulmasının gerekmediği anlamına gelir. Yani zorunlu bir uygulama değildir. Firmalar, bu belgeleri sunulmayacak belgeler tablosunda belirtmek belirtmek koşuluyla ihale dosyasında bu belgeleri sunmasına gerek yoktur. Ayrıca tabloda yer alan belgelerin kimisini ihale dosyasında sunabilir, kimisini de tabloda yer vererek dosya içinde sunmayabilir. Örneğin güncel sunulmayacak belgeler tablosunda yer alan geçici teminatın elektronik ortamda alınmadığı durumda eski usül geçici teminat mektubu ihale dosyasında sunulacaktır. Tabloda yer alan diğer bir belge olan ticaret sicil gazetelerinin de tabloda yer vermek koşuluyla ihale dosyasında sunulmasına gerek yoktur. Güncel sunulmayacak belgeler tablosuna ekap-sorgulama işlemleri-sunulamayacak belgeler listesi sekmelerinden ulaşılabilir.

     




Bu tabloda ilk zamanlar sadece elektronik ortamda alınan geçici teminat mektupları varken, zamanla ticaret sicil gazetesi, iş deneyim belgeleri , bilanço v.b. belgeler de eklenmiştir. Aşağıda ihalelerde yeterlilik kriteri olarak istenen güncel belgeler bulunmaktadır.

İstenen bu belgeler ihaleden ihaleye değişmektedir. İhale dökümanları içindeki sunulmayacak belgeler tablosunda hangi belgelerin bu tabloda gösterilebileceği bulunmaktadır. Kimi ihalede sadece geçici teminat mektupları ve ticaret sicil gazeteleri tabloda bulunurken, kimi ihalede ise bunların yanında iş deneyim belgeleri v.b. diğer belgeler de bulunmaktadır. 

      İhalelerde birden fazla kısım için teklif verileceği taktirde her bir kısım için bu tablonun ayrı ayrı doldurulması gerektiği belirtilmektedir. Örneğin bir ihalede 6 tane kısım için teklif verildiğinde bu demektir ki 6 tane sunulmayacak belgeler tablosu doldurulacaktır ve hangi kısım için olduğu belirtilecektir. 

SUNULMAYACAK BELGELER TABLOSU ÖRNEĞİ      

Firmalar bu tabloyu standart formlar içindeki sunulmayacak belgeler tablosunu doldurarak şu şekilde yapabilir. Örnek ihalemizde sunulmayacak belgeler tablosunda istenen belgeler aşağıdaki gibi olsun.

Bu tablonun doldurulmuş hali de aşağıdaki gibidir. Buna göre örnek ihalede sadece 2. kısma teklif verilmiş olsun. Tabloda teklif verilen kısım olarak 2 yazılmıştır. Eğer geçici teminat elektronik ortamda alınmışsa(yani geçici teminat elektronik ortamda ekapa yüklenebiliyorsa), teminat mektubunun ayırt edici numarası resimdeki gibi doldurulur. böylece geçici teminat mektubunun ihale dosyasında sunulmasına gerek kalmaz. örnek ihalemizde iki tane ticaret sicil gazetemiz olsun. Bu iki sicil gazetesinin tabloda belirtilmesi resimdeki gibi olacaktır. Eğer sizin daha fazla sayıda ticaret sicil gazeteniz varsa tabloya satır eklemek suretiyle bu gazete bilgilerini de ekleyebilirsiniz. Görüldüğü gibi tabloda sadece kırmızı olarak doldurulan yerler firmalar tarafından doldurulacaktır.

Bu tablo daha sonraları yapılan güncellemeyle birlikte ekap üzerinden de hazırlanabilmektedir. Bunun için ekap sitesinde teklif işlemleri sekmesi altında bulunan sunulmayacak belge işlemleri tıklanır.

İKN girildikten sonra ara tuşuna basıldığında karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa gelecektir. Yukarıda sunulmayacak belgeler tablosu word dosyasında girdiğimiz bilgileri bu sayfada da girdikten sonra bilgileri kaydedin ve "standart form" düğmesine tıkladığımızda bilgisayarımıza bir word dosyası indiğini göreceksiniz. Bu word dosyasını açın ve teklif verilen kısım bilgisini de girdiğimizde tablomuz hazır olmuş olacaktır. Bu şekilde, sunulmayacak belgeler tablosunu word dosyası üzerinden doldurabileceğimiz gibi ekap üzerinden de doldurabiliriz. Daha sonra word dosyasının çıktısını aldıktan sonra kaşe imza yaparak ihale dosyasında sunabilirsiniz.

      Böylece örnek ihalemizde sunulmayacak belgeler tablosunda istenen belgeler olan geçici teminat mektubunu ve ticaret sicil gazetelerini ihale dosyasına koymanıza gerek yoktur.

      Bana göre ihale uygulamalarına getirilen bu yenilik firmaların idareler ile olan anlaşmazlıklarına bir çözüm getirecektir. Geçmişte itirazen şikayet başvurularına baktığımızda idareler iş deneyim belgeleri ve ticaret sicil gazeteleri konusunda firmalara çok zorluk çıkartmaktaydı. yeri geliyordu, imzasız iş deneyim belgelerini kabul etmiyorlardı, yeri geliyordu fotokopi olarak sunulan ticaret sicil gazetelerini kabul etmiyorlardı . Bu da hem firmalara hem de kamu ihale kurumuna ek külfet getiriyordu. Sunulmayacak belgeler tablosu bir nebze de olsa kamu ihale kurumunun iş yükünü azaltacak ve idarelerin çeşitli nedenlerle haksız yere firmaların tekliflerini değerlendirme dışı bırakmasını engelleyecektir. Bugüne kadar bu yeni uygulamanın neden getirilmediği  de ayrı bir soru işaretidir. Bugüne kadar pek çok firma idarelerin haksız yere gazabına uğramıştır. Bu yenilik ile birlikte bu haksızların azalacağı kanısındayım.

      İhale müfredatına yeni bir soluk getiren sunulmayacak belgeler tablosunu bu yazı ile birlikte elimden geldiğince açıklamaya çalıştım. Okuduğunuz için teşekkür eder, başarılar dilerim. 

Dip not: Sadece “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol" imzalayan bankalar elektronik ortamda geçici teminat düzenleyebilmektedirler. Sunulmayacak belgeler tablosunda bu şekilde alınan geçici teminat mektuplarının ayırt edici numaraları belirtilecektir. Bu protokolü henüz imzalamayan bankalarla çalışan firmalar, elektronik ortamda geçici teminat mektuplarını alamayacakları için bu firmalar geçici teminat mektuplarını sunulmayacak belgeler tablosunda sunamayacaktır.

Dip not 2: Geçici teminat mektubunuzu elektronik ortamda hazırlatmak istiyorsanız ve bankanızın bu işlemi yapıp yapmadığını öğrenmek istiyorsanız buraya bakabilirsiniz.